Hoe heb jij je inkoopproces geregeld?
Dit en onderstaande leer je als je dit artikel leest.
- Hoe je een menu omzet naar een voorraad;
- Welke stappen doorlopen worden wanneer je een product inkoopt;
- Wat een inkoopspecificatie is en waarom deze zo belangrijk kan zijn;
- Hoe je een leverancier vindt die bij je past.
Als je je inkoopproces goed wilt opzetten en de kostprijs zo laag mogelijk wilt houden, dan is dit artikel voor jou interessant.
Laten we snel de materie induiken!
Van een definitieve menukaart naar inkoopproces
In mijn artikel: de samenstelling van een menukaart heb ik uitgelegd hoe je een menukaart samenstelt, vervolgens heb je je gerechten getest. Nu ga je kijken hoe je de ingrediënten van alle gerechten gaat opslaan.
Ingrediënten onderverdelen in categorieën
De eerste stap is om de recepturen van de gerechten er bij te pakken. Vervolgens ga je kijken welke ingrediënten er in de recepturen zitten en deze onderverdelen in categorieën. Met categorieën bedoel ik: vlees, vis, gevogelte, zuivel, kruiden, oliën enz.
Heb je ook bijzondere ingrediënten in je gerechten zitten? Met een bijzonder ingrediënt bedoel ik een ingrediënt dat duur is om aan te schaffen of dat lastig is om te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan saffraan. Dan is het zonde om het maar in één gerecht te verwerken. Bedenk dus meerdere gerechten waarin je je bijzondere ingrediënt kunt verwerken. Kun je al die bijzondere ingrediënten bij één en dezelfde leverancier kopen of heb je meerdere leveranciers nodig? Als je meerdere leveranciers nodig hebt, overweeg dan of het de moeite is om deze bijzondere ingrediënten te gebruiken.
Wat is de houdbaarheid van de producten?
Wanneer je veel producten hebt met een korte houdbaarheid, krijg je te maken met verspilling en bederf. Je kunt er immers niet van uitgaan dat de voorraad goed omloopt, dus je hebt een goed voorraad systeem nodig om verspilling tegen te gaan. Als je je menu ontwerpt, zorg dan voor een goede balans van korte en lange houdbaarheid, want de producten met een korte houdbaarheid zorgen dat je brutowinstmarge kleiner wordt.
Welke categorieën kun je samen opslaan?
Wanneer je je keuken ontwerpt, moet je rekening houden met de menukaart en het restaurantconcept. Zeker op het gebied van opslag. Het is noodzakelijk om nog eens door je categorieën te gaan om te kijken welke ingrediënten je samen kan opslaan.
Vergeet de seizoen producten niet
Door met de seizoenen mee te koken zorg je ervoor dat er steeds weer nieuwe menugerechten op de kaart komen te staan. Zo krijg je dus meer afwisseling in je gerechten en krijg je elk kwartaal een nieuwe kaart. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle seizoen(gebonden)producten.
Het inkoopproces
Nu alle ingrediënten zijn onderverdeeld in categorieën is de volgende stap: het inkopen van de producten. Het inkoopproces bestaat uit 5 stappen:
- Kies de producten;
- Maak een inkoopspecificatie;
- Kies een leverancier;
- Plaats een bestelling bij de leverancier;
- Levering en ontvangst van de goederen.
Laten we eens op het kiezen van producten verder inzoomen.
Daarbij kijk je allereerst naar de kwaliteit. De kwaliteit van een product hangt af van het restaurantconcept. Als je in het luxe segment zit dan wil je de beste kwaliteit mogelijk en daar betaal je dan ook voor.
Dat brengt me bij de tweede pijler en dat is de prijs. Staat de prijs in verhouding met de kwaliteit van een product? Verder heeft prijs niet alleen met geld te maken. Maar bijvoorbeeld ook bij welke leverancier je bestelt. Er zijn ook leveranciers waar je fysiek naar toe moet. Daar kunnen de producten goedkoper zijn, maar je moet er wel zelf heen. Dat kost tijd en benzine. Vraag jezelf dan af: Is het voordelig om daar heen te gaan? Een andere mogelijkheid is om meer te betalen en ervoor kiezen om de producten te laten bezorgen.
Kijk ook naar wat voor producten je koopt. Bij vlees is het goedkoper om een onbewerkt stuk vlees te kopen. Deze moet je dan wel zelf schoonmaken en portioneren. In dit geval ben je meer personeelsuren kwijt. Het kan dan goedkoper zijn om een bewerkt stuk vlees te kopen.
De derde pijler is welke hoeveelheid van een product je nodig hebt. In een vorige artikel: “Hoe start je een restaurant: Voorraad beheer” schreef ik dat je doormiddel van het instellen van een PAR niveau kunt berekenen hoeveel je van een product nodig hebt om aan de vraag van de gast te kunnen voldoen en zodat je in kunt inspelen op onverwachte drukte. Lees dat artikel om te weten te komen hoeveel je van een product nodig hebt.
Vervolgens kijk je hoeveel afval een product heeft. Je wilt immers dat er zo weinig mogelijk afval aan een product zit. Afval kun je namelijk niet hergebruiken.
De laatste pijler: kies je voor bewerkte of onbewerkte producten. Ook hier speelt het restaurantconcept weer een bepalende rol. Luxe restaurant kiezen er vaak voor om onbewerkte producten te kopen en deze vervolgens zelf te bewerken. Casual restaurants doen het omgekeerde: Ze kopen bewerkte producten, die weinig bewerking nodig hebben. Bewerkte producten of halffabricaten zijn over het algemeen duurder. Maar het bespaart arbeidsloon, omdat de koks er minder lang mee bezig hoeven zijn.
Inkoopspecificatie
Met een inkoop specificatie worden de voorwaarden waaraan een leverancier moet voldoen op papier vastgelegd. Hiermee worden problemen voorkomen en is voor de leverancier duidelijk waar bij ontvangst op gelet wordt.
Hieronder een voorbeeld van een inkoopspecificatie (1) van satévlees.
| Inkoopspecificatie | |
| Productnaam | Saté vlees |
| Omschrijving | Gesneden blokjes voor saté |
| Kwaliteit | Varkensnek/ hals |
| Kenmerken | Vlees moet uitgebeend zijn en ontdaan zijn van kraakbeen, zenen en pezen. Verhouding vlees vet: 90/10. Het gemiddelde gewicht van een satéstokje moet 40 gram zijn. Het moeten platte blokjes zijn met een oppervlakte van bij benadering 2×3 cm. En een dikte van 1,5 cm. Het vlees mag niet gekleurd zijn. Er mogen geen kruiden of andere toevoegingen gebruikt worden. Er mag max 1% vocht in de verpakking zitten. |
| Productie-eisen aan leverancier | Het vlees moet op de dag van productie op een gekoelde werkplek gesneden worden. Ruimte, materiaal en apparatuur moeten voldoen aan de wettelijke hygiëne eisen.
Verpakkingseisen: Het vlees moet worden verpakt in hoeveelheden van 90 blokjes, zijnde 990 gram met een maximale afwijking van 3%. Het moet worden verpakt in vacuümzakken, die niet meer dan 5 cm achter de lasnaad zijn afgesneden. De zakken moeten gelabeld zijn met productnaam en uiterste houdbaarheidsdatum |
| Wijze van transport | Vlees moet vervoerd worden bij een temperatuur van tussen de 2 en 4 graden Celsius. En mag niet tussen de vuile producten vervoerd worden. |
| Levering | Op de dag van verwerking, tussen 09u en 11u. De temperatuur van het vlees moet onder de 7 graden Celsius zijn. |
| Keuring van ontvangst | De koper heeft recht bij levering het gewicht per verpakking en per blokje steekproefsgewijs te controleren. Verder heeft hij het recht de kleur, de verpakking, de verhouding vlees/vet en de hoeveelheid vocht te controleren. |
| Prijs | 9,25 per kg |
| Datum | |
| Handtekening Leverancier
Handtekening Restaurateur |
Voordelen van een inkoopspecificatie:
- Voorkomen van misverstanden tussen leverancier en chef. De leverancier weet precies wat er besteld is;
- Het bespaart tijd. Er hoeft niets meer teruggestuurd te worden, omdat niet het verkeerde product is geleverd;
- Het bespaart geld: Je krijgt geen duurdere producten geleverd;
- Het maakt het makkelijk voor ander personeel om bestellingen te doen, als de chef er niet is;
- Je kunt producten sneller verwerken, wanneer het geleverd wordt.
- Met een inkoopspecificatie kun je makkelijk prijzen vergelijken tussen diverse groothandels.
Hoe vind je de juiste horeca leverancier?
De volgende stap: de juiste leverancier vinden. Waaraan moet een leverancier voldoen?
Ten eerste moet een leverancier ervaring hebben met het restaurantconcept. Daarnaast moet men ook ervaring hebben in het leveren van kwaliteitsproducten.
Probeer via andere horecaondernemers te achterhalen welke leverancier voor jouw restaurantconcept het beste is. Zoek ook uit welke leverancier de beste prijzen hanteert.
Kijk ook naar de service die een leverancier biedt. De belangrijkste punten van service zijn: op tijd leveren en de hygiëne voorwaarden naleven. Daarnaast is het ook belangrijk om te weten of een leverancier noodleveringen kan doen, voor het geval dat je niet goed ingekocht hebt. Verder wil je natuurlijk ook dat de leverancier de juiste productinformatie verstrekt, dat de facturen kloppen en dat ze je op de hoogte houden van de laatste kortingsacties.
Heb je een keuze gemaakt voor een leverancier? Wees dan niet bang om naar referenties te vragen. Hoogst waarschijnlijk doen ze dat ook bij jou, anders laten ze je niet op krediet kopen.
Vraag ook of je achter de schermen mag kijken, zodat je kan zien of ze goed georganiseerd zijn. Kijk ook of je kunt achterhalen hoe een leverancier er financieel voor staat.
Blijft constant prijzen vergelijken met andere leveranciers
Als je eenmaal voor een leverancier hebt gekozen, blijf dan altijd prijzen vergelijken. Het kan zijn dat de prijzen bij de leverancier hoger worden (door inflatie) en dat een ander goedkoper wordt.
In het eerste jaar is het raadzaam om prijzen van vis, vlees, gevogelte maandelijks te vergelijken, niet bederfbare producten en producten in blik per kwartaal, zuivel om de 6 maanden en 1x per jaar schoonmaakmiddelen en papier goed.
Als er prijs verschillen zijn, hoeft dat niet te betekenen dat je meteen moet overstappen. Belangrijk is dat de kwaliteit goed is, de service goed en dat er op tijd geleverd wordt.
Houd zicht op leveranciers die vaak kortingen bieden of die onder de marktprijzen zitten, maar houd hierbij je inkoopspecificaties in gedachten.
Conclusie inkoopproces
Wanneer je een menu samengesteld hebt, is de volgende stap om te kijken hoe je de ingrediënten gaat opslaan. Dat doe je door alle ingrediënten onder te brengen in categorieën.
Vervolgens ga je het inkoopproces starten en kijk je welke eisen je aan je producten stelt. Deze eisen vul je in op de inkoopspecificatie. Vervolgens stuur je naar diverse leveranciers de inkoopspecificatie, zodat je prijzen kunt vergelijken.
Uiteindelijk kies je voor een leverancier. Je kijkt daarbij niet alleen naar de prijs/kwaliteit, maar ook naar de krediet mogelijkheden, leveranciersvoorwaarden en kortingen.
Afbeelding via nrd on Unsplash
(1) Het voorbeeld inkoopspecificatie komt uit het boek Administratie en Beheer. De auteur van het boek is Paul van Itterbeeck
About Erik van Dullemen