Hoeveel voorraad heeft een restaurant nodig?

Weet jij hoeveel procent van het eten dat je inkoopt niet op het bord van de gast belandt?

Gemiddeld 7%!

Lees die zin nog een keer!

Wanneer je voor bijvoorbeeld €4000,- eten inkoopt, dan gaat er voor €280,- ergens aan eten verloren.

Stel dat dit je wekelijkse inkoopkosten zijn, dan verlies je maandelijks €1120,- en jaarlijks €14560,-.

Wat zijn de factoren die voor deze cijfers zorgen?

• Bederf van voedsel;
• Verspillen van voedsel;
• Geen goede ontvangst/opslag methode;
• Te grote porties op de borden;
• Niet werken met standaardrecepturen;
• Bestolen worden door personeel.

Zo zie je maar: een goede voorraadbeheer is essentieel om er voor te zorgen dat het geld niet aan alle kanten wegvloeit. Dit artikel gaat over hoe jij er voor kunt zorgen dat je voorraad in orde is en dat je onder die 7% blijft.

Laten we eerst eens kijken naar wat voorraad beheer is.

Wat is voorraadbeheer?

Ten eerste is voorraadbeheer het consistent meten van welke goederen er binnenkomen, welke goederen er uitgaan en welke goederen er in de opslag verblijven. Daarnaast probeer je met voorraad beheer ervoor te zorgen dat het verlies van het eten zo laag mogelijk blijft. Door het verlies laag te houden, zorg je ervoor dat de omzet omhoog gaat.

Het is het makkelijkst, wanneer je start met voorraadbeheer, om het proces in kleine stappen onder te verdelen.

Je hebt de volgende stappen:

• Denk na hoeveel je van een bepaald product koopt;
• Maak inkoopspecificaties voor het inkoop van producten.
• Denk na over wie de bestellingen gaat ontvangen en hoe deze worden opgeslagen;
• Wat doe je met verschillen in de voorraad?
• Wanneer en hoe ga je de voorraad aanwezig tellen.

In dit artikel wordt er aandacht besteedt aan hoeveel je van een bepaald product koopt. De resterende stappen worden in vervolg artikelen besproken.

Voorraadbeheer

De eerste stap die je gaat nemen is om te bepalen hoeveel je van ieder product gaat bestellen. Op deze manier voorkom je dat je een te grote voorraad krijgt. En laat dit nu net een veel voorkomende fout zijn die startende horeca ondernemers maken.

Wat gebeurt er als de voorraad (te) groot is:

• Teveel voorraad leidt tot en laag werkkapitaal. Werkkapitaal is het geld dat je nodig hebt om het restaurant draaiende te houden;
• Teveel van een product zorgt er voor dat de porties op de borden sneller groter worden. Als je net genoeg hebt, dan is de kans dat dit gebeurt kleiner;
• Een te grote voorraad zorgt ervoor dat je het overzicht sneller verliest. Personeelsdiefstal merk je dan ook minder snel op;
• De kans op bederf wordt groter.

Verspilling, bederf en over portioneren zijn de grootste oorzaken van voorraad verlies.

Wanneer je met een kleine voorraad werkt, is de kans groter dat het voedsel verser is en de kwaliteit beter. Het is alleen raadzaam om een grotere voorraad aan te leggen als de leverancier niet vaak kan leveren, niet op de gewenste dag (denk aan een feestdag) kan leveren, of als er een product dat vaak besteld wordt in de aanbieding is.

Sleutel tot succesvol inkopen

Hoe kun je er voor zorgen dat je een kleine voorraad hebt? Dit zijn de succes factoren van een goede inkoop:

• Een goede verkoopvoorspelling maken. Dit is voor een starter lastig, want je weet nog niet precies wat de piek en dal momenten zijn. Ik raad je aan om mijn artikel: Een verkoopvoorspelling maken te lezen, als je dat nog niet gedaan hebt.
• Het tijdig plannen van bestellingen;
• Een goede roterende voorraad; vooral van bederfelijke producten;
• Het bijhouden van een nauwkeurige voorraad.

PAR niveau

Een PAR niveau wil niet anders zeggen dan dat je van een product de minimale voorraad hebt om aan de vraag van de gast te kunnen voldoen. Daarbij heb je nog een reserve voorraad om aan de vraag te kunnen voldoen als de vraag hoger is dan verwacht of als er een leverancier niet tijdig kan leveren.

Je kunt een te grote voorraad tegengaan door het invoeren van een PAR niveau.

PAR staat voor Periodic Automatic Replenishment of wel Periodieke Automatische Aanvulling. Om het makkelijk te maken: Een PAR niveau wil niet anders zeggen dan dat je van een product de minimale voorraad hebt om aan de vraag van de gast te kunnen voldoen. Daarbij heb je nog een reserve voorraad om aan de vraag te kunnen voldoen als de vraag hoger is dan verwacht of als er een leverancier niet tijdig kan leveren.

Wat heb je nodig om de PAR van je producten te kunnen berekenen?

• De verwachte verkopen;
• De levertijden van alle producten;
• De houdbaarheidsdatum.

Verder is het belangrijk om de producten in te delen in twee categorieën, namelijk:

De producten met een korte houdbaarheid, die een hoge omloopsnelheid hebben zoals bijvoorbeeld vlees en vis. En de producten met een lange houdbaarheid die een lage omloopsnelheid hebben zoals bijv. specerijen.

Vervolgens ga je voor elk product het PAR niveau uitrekenen. Dat doe je door de verwachte wekelijks gebruik plus de reserve voorraad op te tellen en te delen door de wekelijkse leveringen.

De formule ziet er dan zo uit:

Formule PAR niveau: (verwachte wekelijks gebruik + reserve voorraad)/ wekelijkse leveringen.

Voorbeeld berekenen PAR niveau

Het restaurantconcept dat ik in dit voorbeeld gebruik is een steakhouse. De verwachte verkopen van een steak is 70 per week. Daarbij wil ik een reserve voorraad hebben van 20%.

Dus: 20% van 70 (steaks per week)  is 14.

Verder ga ik er vanuit dat de leverancier 3 dagen per week kan leveren.

Dan wordt de som dus: 70 steaks + 14 (20% veiligheidsvoorraad)= 84

Die 84 delen we door 3 (= aantal dagen dat de leverancier levert). 84:3 = 28.

Dus het PAR niveau van de steaks is 28.

De grootte van een veiligheidsvoorraad hangt af van de leveringen van de producten.  Kan een product vaak geleverd worden en is de leverancier betrouwbaar? Dan kun je met een kleine voorraad werken.

Het tegenovergestelde is hetzelfde verhaal.

Kan een product niet vaak geleverd worden of is een product vaak manco, dan heb je een grotere voorraad nodig.

Zoals je ziet, is het ook belangrijk om goed te kunnen voorspellen hoe druk het wordt.

Producten met een lage omloopsnelheid

Producten met een lage omloopsnelheid hebben een andere reservevoorraad nodig, omdat deze producten meestal een langere houdbaarheidsdatum hebben en de waarde van deze producten lager zijn. Uitzonderingen zijn er ook natuurlijk, denk bijvoorbeeld aan een vanillestokje. Meestal kun je deze producten inkopen in grote bulk hoeveelheden. Wanneer je ziet dat je bijna door de voorraad bent, kun je bijbestellen.

Wat doet PAR nog meer voor een voorraad?

• Je hebt controle over bederf;
• Je kunt sneller de voorraden checken, omdat je ziet wat je moet bijbestellen;
• Je werkt met een kleinere voorraad. Daardoor heb je meer opslagruimte over;

Een goed overzicht maakt het beheren van de voorraad minder arbeidsintensief. Houdt er rekening mee dat je je PAR niveaus gedurende het jaar moet bijstellen.

Je hebt namelijk ook te maken met rustigere periodes. Dan heb je niets aan een te grote voorraad. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde.

Maar hoe weet je nu wanneer je je voorraad te groot of te klein is?

Het PAR niveau is te groot, als:

• Je teveel producten hebt die bedorven* zijn;
• Je bestellingen van producten lager zijn dan het PAR niveau.

* Teveel bedorven producten kan ook komen doordat producten niet via het welbekende First In First Out systeem zijn opgeslagen.

Het PAR niveau is te klein, als:

• De bestellingen groter worden dan het PAR niveau.
• Je steeds maar weer tekorten hebt;
• Je vaker met spoed moet bijbestellen.

Voorraad tellen

Wanneer je van alle producten het PAR niveau hebt uitgerekend, is het belangrijk om regelmatig de voorraad te tellen. Op deze manier kun je beter zicht krijgen op de brutowinstmarge van jouw restaurant.

Daarnaast geef je een signaal af naar je medewerkers dat de voorraad goed in de gaten gehouden wordt. Dit moet personeelsdiefstal en teveel portioneren tegengaan.

Hoe kun je het beste de voorraad tellen:

• Zorg voor een nette georganiseerde opslagruimte. Dit zorgt ervoor dat er snel efficiënt geteld kan worden;
• Zorg dat je vooraf een uitgeprint telformulier hebt. Nog beter is om een tablet met telschema bij de hand te hebben. De producten op het telformulier moeten wel in dezelfde volgorde staan als de producten in de opslag. Dan gaat het tellen sneller en kun je tijdens het tellen concluderen wanneer er producten op de lijst staan, die er helemaal niet zijn.
• Om ervoor te zorgen dat de telling snel gaat, tel altijd met z’n tweeën
• Zorg ervoor dat je producten die je vaak gebruikt maandelijks telt.

Hoe houd je de voorraad klein als je personeel inkoopt?

Het kan zijn dat je een chef of restaurantmanager hebt die zelf de inkopen mogen doen. Hoe kun je er dan toch voor zorgen dat de voorraad niet te groot wordt? Een manier is om een limiet in te stellen. Wanneer ze toch boven het geld limiet komen, dan hebben ze toestemming van jou nodig om een bestelling te plaatsen. Je kunt ook in jouw verkoopvoorspelling kijken om te controleren wat de verwachte omzet wordt. Vervolgens kun je bepalen voor welk bedrag er aan eten of drinken ingekocht mag worden. Dit is dan het limiet.

De laatste manier is dat de voorraad aangevuld mag worden zoals die normaal is: Tot aan het PAR niveau.

Conclusie

Gemiddeld 7% van het eten dat ingekocht wordt, belandt niet op het bord van de gast. Dit percentage kun je omlaag brengen door de voorraad goed te beheren. Daardoor weet je precies welke goederen er wanneer in en uitgaan en welke goederen er in de opslag liggen.

Een veel gemaakte starters fout is dat er teveel voorraad wordt ingekocht. Daardoor bederft er veel eten, en heb je minder zicht op als er iets gestolen wordt. Maar belangrijker nog: Je hebt minder werkkapitaal.

Een goede methode om te berekenen hoeveel je van ieder product op voorraad moet hebben is de PAR methode. Hier bereken je hoeveel je van een bepaald product moet hebben om aan de vraag van de gast te kunnen voldoen. Daarbij leg je ook een reserve voorraad aan, voor het geval dat het drukker wordt dan je dacht of als de leverancier niet of niet op tijd kan leveren.

Wanneer je voor ieder product een PAR niveau hebt berekend, is het raadzaam om regelmatig de voorraad te tellen, zodat je je werkelijke voorraad kunt berekenen.

Photo by Louis Hansel @shotsoflouis on Unsplash