Noodzakelijke hardware voor een horeca afrekensysteem: alles wat je moet weten.

Het artikel van vandaag gaat over essentiele hardware voor een horeca afrekensysteem.

Voor een horecaondernemer is een betrouwbaar afrekensysteem van onschatbare waarde. Maar wat houdt zo’n afrekensysteem eigenlijk in? En welke hardwareonderdelen zijn cruciaal voor een goede werking?

Ik neem je mee in de basisprincipes van afrekensystemen. De belangrijkste hardwareonderdelen, en ik help je om de juiste keuzes te maken voor jouw horecabedrijf.

Laten we snel van start gaan!

Wat is een afrekensysteem?

Een afrekensysteem, kortweg POS-systeem, staat voor Point of Sale. Dit is het kloppende hart van je horecabedrijf, waar alle transacties plaatsvinden. Het omvat zowel hardware als software. Het stelt je in staat om bestellingen te registreren, betalingen te accepteren en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Wat is hardware?

Hardware verwijst naar de fysieke componenten van een afrekensysteem. Dit zijn tastbare apparaten die nodig zijn voor de dagelijkse operatie van een restaurant. Laten we eens kijken naar de belangrijkste hardwareonderdelen. Deze onderdelen moet je kennen en begrijpen voor een goed functionerend afrekensysteem.

Wat is software?

Dus hardware is de tastbare deel van je afrekensysteem. De software is niet tastbaar. Software is een reeks instructies dat een systeem vertelt wat te doen. De software zorgt er dus voor dat jij goed kunt communiceren met de hardware.

Ik werk samen met Lightspeed en dus zijn sommige van onderstaande links zijn affiliate links. Dat betekent dat als je besluit een horeca kassasysteem van Lightspeed  te kopen, ik een kleine commissie krijg. Deze commissie investeer ik in deze website zodat die beter wordt. Let op, er komen voor jou geen extra kosten bij!!

1/. Afrekenterminal

Het belangrijkste deel van een afrekensysteem is de afrekenterminal. Het is een apparaat waarop de kassa software draait, dat bediend kan worden door jouw personeel. Dat apparaat kan een laptop, smartphone of tablet zijn. Eigenlijk ieder apparaat dat verbinding kan maken met het internet.

Vaak zie je in de praktijk dat de smartphone en tablet het vaakst voorkomen. Vaak is hierbij de tablet het belangrijkste terminal. Het voordeel van de tablet is dat het beeldscherm groot is, zodat het voor personeel overzichtelijker is om de bestelling op te nemen.

De afrekenterminal is ook het duurste deel van de hardware daarom is het belangrijk dat je een goede keuze maakt. Je kunt kiezen uit Android en iOS van Apple.

Android terminals

Het eerste wat me opvalt is dat er veel smartphone en tablet fabrikanten gebruik van maken. Denk bijvoorbeeld aan Samsung, Huawei en Sony. Doordat er veel fabrikanten zijn, zijn er ook veel gebruikers. Dus is het logisch dat er veel horeca kassasystemen op Android draaien. Bijkomend voordeel is dat een Android kassa flexibel is. Het systeem kan beter worden afgestemd op de wensen en behoeften van de ondernemer.

 

iOS – Apple terminals

Apple richt zich met zijn producten op de bovenkant van het segment. Daardoor zijn de aanschafkosten van bijvoorbeeld een iPad hoger. Apple maakt in tegenstelling tot Android de software en hardware zelf. Daardoor werken de hardware (iPad) en software (iOS) goed samen. Daarnaast staan ze er om bekend dat de interface eenvoudig is. Waardoor de gebruiker de software snel onder de knie heeft. Apple brengt ieder jaar een grote iOS update uit, waardoor de beveiliging goed is. Een apparaat van Apple wordt 5 jaar ondersteund door beveiligingsupdates.

2/.Printers

Printers zijn onmisbare onderdelen van een horeca afrekensysteem. Laten we eens dieper ingaan op de twee belangrijkste types: de thermische bonnenprinter en de keukenprinter.

Thermische bonnenprinter

Een thermische bonnenprinter is ontworpen voor het snel afdrukken van rekeningen voor je gasten. Bij thermisch printen wordt gebruik gemaakt van hitte om een afdruk op papier te zetten. Deze printers wordt vaak gebruikt omdat ze snel en stil zijn in gebruik.

Keukenprinter

Deze printer is speciaal ontworpen om in keukens te staan. Deze printers brengen de inkt mechanisch over zodat de inkt niet uitloopt. Zelfs niet als de printer in een vochtige of warme omgeving staat. Deze printers zijn vaak wel erg luidruchtig. Wat fijn kan zijn in een hectische omgeving zoals de keuken.

3/. Betaal terminal

Een paar jaar geleden was de magneetstrip op creditcards de norm. Maar de laatste jaren is er een snelle verandering opgetreden. Dit komt vooral door de invloed van Covid. De meeste mensen zijn overgestapt op contactloos en mobiel betalen.

Nu de consument gewend is aan contactloos en mobiel betalen, volgen meer ondernemers dit voorbeeld. Ze accepteren nu ook credit- en debetkaarten. Deze nieuwe kaarttechnologie, bekend als EMV, maakt gebruik van een microchip op de kaart die contact maakt met de creditcardlezers om de aankoop goed te keuren. Hierdoor is geen pincode of handtekening meer nodig.

Naast EMV is ook NFC (Near Field Communication) essentieel. Deze technologie maakt snelle betalingen mogelijk met een eenvoudige tik van de kaart op een lezer.

De voordelen van deze nieuwe technologie zijn duidelijk: betalingen gaan sneller, het risico op fraude is lager en ondernemers besparen geld. Zowel NFC als EMV zorgen voor lagere transactiekosten dan de oude magneetstriptechnologie.

4/. Keuken display systeem

Een horeca kassasysteem is een hulpmiddel voor al het personeel dat aan de voorkant werkt. Het keuken display systeem is voor het keukenpersoneel. Het is een scherm, Tablet of monitor, waarop real-time bestellingen binnenkomen van de kassa in het restaurant. Inclusief speciale instructies of aanpassingen van de gasten. Hierdoor kunnen koks onmiddellijk zien welke gerechten ze moeten bereiden en in welke volgorde. Dit zorgt er voor dat de doorlooptijd van bestellingen verkort wordt.

5./ De router

De bovenstaande hardware kan pas goed zijn werk doen als het is aangesloten op het internet. Alle gegevens die een afrekensysteem verzamelt worden opgeslagen in de cloud.

Dit betekent dat je een goede router moet hebben, zodat alle data kan worden opgeslagen. Een router maakt het mogelijk dat er meerdere apparaten tegelijk op het internet actief kunnen zijn. Daarnaast zorgt een router dat alle gegevens op de juiste plek aankomen. Dat doet een router steeds vaker via een draadloze wifiverbinding.

6/. De kassalade

Hoewel steeds meer geldtransacties digitaal gebeuren, is er ook nog de mogelijkheid om cash te betalen. De ouderwetse kassalade zorgt ervoor dat je je cashgeld veilig kunt opbergen.

Let er bij het aanschaffen van een kassalade dat er een vergrendelingsmechanisme inzit, zodat er niet ingebroken kan worden.

Conclusie afrekensysteem

Bij het kiezen van de juiste hardware onderdelen voor je horeca afrekensysteem is het cruciaal om te overwegen wat het beste past bij jouw bedrijfsbehoeften en -doelen. Met de juiste hardware in handen, kun je niet alleen betalingen efficiënt verwerken, maar ook de algehele ervaring van je gasten verbeteren en je restaurantbeheer stroomlijnen.

Photo by Blake Wisz on Unsplash