Op het moment van schrijven van dit artikel zijn alle restaurants nog gesloten en is het nog onduidelijk wanneer de horeca mag heropenen. Toch is het van belang dat je een plan gaat maken voor wanneer de horeca weer open mag. Om je een klein beetje op weg te helpen heb ik een checklist gemaakt, zodat je inzicht krijgt waarop je moet letten bij het heropenen van jouw restaurant. Bij het maken van deze checklist ben ik er vanuit gegaan dat de horeca in fases opengaat; beginnend op 25% van het maximale aantal couverts. Ik heb de checklist samengesteld aan de hand van vijf thema’s:
- Veiligheid, gezondheid en hygiëne
- Menu, voorraad en inkoop;
- Personeelsmanagement en training;
- Marketing;
- Financiële planning.
Checklist voor het heropenen van een restaurant
#1. Veiligheid, gezondheid en hygiëne
Dit is het belangrijkste thema rondom het heropenen van een restaurant. Iedereen die een restaurant wil gaan bezoeken of in een restaurant werkt wil weten welke maatregelen er rondom COVID-19 genomen zijn. De meeste van deze punten zullen je wel bekend in de oren klinken, maar ik heb ze ter opfrissing nog eens voor je op een rij gezet.
- Is er een in- en uitgang voor de gast?
- Is de ontvangstbalie voorzien van beschermend materiaal, zoals bijvoorbeeld plexiglas?
- Staat er desinfectiemiddel bij de ingang?
- Is het personeel voorzien van mondmaskers en handschoenen?
- Heeft de gast een mondmasker op?
- Is er een duidelijke looproute voor de gast middels bewegwijzering?
- Wat doe je met gasten die zich niet aan de regels houden?
- Hoe communiceer je deze maatregelen naar de gast?
- Hoe zorg je er voor dat het personeel op de hoogte van de COVID-19 maatregelen wordt gebracht?
- Is er een schoonmaak proces ontwikkeld? Hoe vaak worden dingen, zoals deurklinken e.d. die veel aangeraakt worden schoongemaakt?
- Welke regels zijn er omtrent het gebruik van de WC? Hoeveel mensen mogen tegelijkertijd naar de WC? Zijn er afstandsmarkeringen voor mensen die in de rij staan?
- Is het vloerplan aangepast aan het nieuwe normaal?
- Staan alle tafels 1,5 meter uit elkaar? Zo niet, zijn er scheidingswanden geplaatst?
- Hoe verzamel je feedback van de gasten met betrekking tot dit thema?
#2. Menu, voorraad en inkoop
De 1e stap in het heropenen van jouw restaurant is genomen! Stap 2 is het (her) ontwikkelen van het menu, die zo winstgevend mogelijk moet zijn. Naast het menu bespreek ik hier ook de actiepunten rondom inkoop en voorraadbeheersing.
- Welke producten heb je nog op voorraad?
- Zijn deze producten nog houdbaar?
- Wat is de waarde (in €) van deze producten?
- Welke gerechten kun je bereiden met deze producten?
- Wat is de bereidingstijd van deze gerechten? Zorg dat de gerechten snel klaar zijn. Dit is met name handig als je restaurant draait én aan afhalen en bezorgen blijft doen.
- Zijn de standaardrecepturen aangepast?
- Welke gerechten waren in het verleden hardlopers en winnaars?
- Heb je de menukaart verkleind om de inkoopwaarde van de omzet en personeelskosten laag te houden?
- Zijn alle ingrediënten voor de nieuwe menukaart nog verkrijgbaar?
- Zijn de prijzen van de ingrediënten nog hetzelfde?
- Heb je de kostprijzen van alle menu-items aangepast?
- Is het nodig om de verkoopprijzen van de menu items aan te passen?
- Hoe presenteer je de menukaart aan de gast? In verband met de hygiëne kun je het menu het beste digitaal aanbieden.
- Zijn alle leveranciers op de hoogte van het feit dat je weer open gaat?
- Zijn alle voorraadruimten ordelijk en schoongemaakt?
#3. Personeelsmanagement en training
De horeca is door COVID-19 veranderd, ook in jouw zaak. Welke nieuwe functies zijn er bij gekomen en wat is er veranderd aan bestaande functies?
- Heb je het personeel laten weten wanneer je open gaat?
- Welke personeelsleden zijn tijdens COVID-19 weggegaan en moeten die vervangen worden?
- Zijn de functiebeschrijvingen waar nodig aangepast?
- Is het personeel getraind in het afstand houden van elkaar én de gast?
- Zijn de checklists voor het schoonmaken van keuken en restaurant aangepast?
- Is het personeel op de hoogte van nieuwe schoonmaakhandelingen?
- Heb je het personeel gevraagd om het restaurant van top tot teen schoon te maken?
#4. Marketing
Tijd om jouw restaurant te promoten! Welke middelen kun je daarvoor inzetten?
- Heb je naar de gasten gecommuniceerd dat je open gaat?
- via een nieuwsbrief?
- middels social media?
- via de website?
- Heb je de openingstijden aangepast?
- Is er gecommuniceerd naar de gast welke voorzorgsmaatregelen er genomen zijn? Geef de gasten een kijkje achter de schermen om te laten zien welke maatregelen je genomen hebt.
- Wat doe je met afhalen en bezorgen? Stop je daarmee of laat je dit doorgaan?
- Heb je de gasten aangemoedigd om vooruit te reserveren?
- Is er de mogelijkheid voor gasten om op de website cadeaubonnen te kopen? Vertel de gasten dat ze deze kaarten kunnen kopen om jou te steunen en dat ze deze kaarten kunnen gebruiken als de horeca weer open gaat.
- Heb je nagedacht om events in de toekomst te plannen en daar alvast kaarten voor te verkopen?
#5. Financiën
Het 5e thema rondom het heropenen van een restaurant is erg belangrijk. Je krijgt direct inzicht in hoe je er financieel voor staat en of het rendabel is om met een kleinere tafelbezetting te draaien. Dit thema gaat over de verwachte verkopen, dus je doet dit op aannames uit het verleden. Het is raadzaam om een omzetprognose per maand te calculeren. Dit doordat de regels rondom COVID-19 steeds kunnen veranderen.
- Heb je een verkoopvoorspelling gemaakt?
- Heb je een resultatenrekening gemaakt?
- Is er inzicht in de kasstromen zodat je weet of de rekeningen nog betaald kunnen worden?
- Hoeveel Euro omzet heb je nodig om break-even te draaien en is het rendabel om open te gaan?
- Hoeveel personeel heb je nodig om goed te kunnen draaien?
Conclusie heropenen checklist
Het is een flinke klus om een restaurant weer te heropenen, zeker als je volledig dicht bent geweest. Belangrijkste conclusie is dat de gasten willen zien welke maatregelen er genomen zijn omtrent het veilig bezoeken van een restaurant. Communiceer dit ook duidelijk naar de gast toe. Verder is het belangrijk om met een kleiner menukaart te werken, om de inkoop en personeelskosten laag te houden. Zorg ook dat je een goede verkoopvoorspelling hebt, zodat je weet wat de verwachte inkomsten en uitgaven zijn. Met deze gegevens kun je ook weer het break-even point berekenen en weet je hoeveel omzet er gedraaid moet worden om uit de kosten te komen.
Succes met het treffen van de voorbereidingen!
Photo by Van Thanh on Unsplash
About Erik van Dullemen