Veel ondernemers werken nog met een ouderwets horeca kassasysteem.
Is dit herkenbaar?
Dan weet je ook hoe frustrerend het is: bonnen die kwijt raken, lange wachttijden voor gasten, onduidelijke administratie en elke maand opnieuw gedoe met de boekhouding.
En het kost je niet alleen tijd, maar ook geld. Denk aan fouten in bestellingen, gemiste omzetmomenten en personeel dat dubbel werk doet. Zonde, want er is een veel slimmere manier.
Met het juiste horeca kassasysteem bespaar je tijd, voorkom je fouten én maak je je zaak winstgevender.
In dit artikel lees je in 5 stappen hoe jij het beste kassasysteem kiest.
Deze onderwerpen worden in het artikel besproken:
Inhoudsopgave
Laten we van start gaan!
Ik werk samen met Lightspeed en dus zijn sommige van onderstaande links zijn affiliate links. Dat betekent dat als je besluit een horeca kassasysteem van Lightspeed te kopen, ik een kleine commissie krijg. Deze commissie investeer ik in deze website zodat die beter wordt. Let op, er komen voor jou geen extra kosten bij!!
#1. Wat is een horeca kassasysteem?
Een horeca kassasysteem is simpel gezegd een combinatie van software en hardware die betalingen en administratie voor je automatiseert. Waar je vroeger werkte met een traditionele kassa en bonnetjes, draait tegenwoordig alles via de cloud.
| Traditioneel systeem | Mobiel/cloud systeem |
|---|---|
| Grote investering | Abonnement per maand |
| Vast op één plek | Werkt op tablet of mobiel |
| Weinig functies | Voorraad, rapportages, reserveringen |
| Geen updates | Altijd up-to-date |
In 2025 is een mobiel of cloudgebaseerd systeem de standaard. Je kunt ermee werken op iPad, smartphone of zelfs direct aan tafel. Zo ben je flexibel en heb je overal inzicht in je zaak.
Lees ook mijn artikel: Wat is een horeca kassasysteem en waarom kun je niet zonder?
#2. De voordelen van een horeca kassasysteem
Een modern horeca kassasysteem levert voordeel op voor iedereen in je zaak, van eigenaar tot de gasten:
- Voor de eigenaar: altijd inzicht in omzet, voorraad en rapportages. Je weet precies wat er binnenkomt en waar je winst laat liggen.
- Voor personeel: sneller werken en minder fouten. Geen geklungel meer met bonnetjes of rekeningen die kwijt zijn.
- Voor gasten: snellere service en direct betalen aan tafel. Dat betekent meer tevreden gasten en meer kans op terugkerende klanten.
- Kort gezegd: een goed kassasysteem maakt je werk makkelijker, je personeel efficiënter en je gasten blijer.
#3. Hoe kies je het juiste systeem? (3 stappen)
Een horeca kassasysteem kiezen lijkt lastig, maar met deze drie stappen maak je het makkelijk:
- Hardware – Kies je voor een iPad of tablet (Apple of Android), of gebruik je liever hardware van de leverancier zelf? Tablets zijn vaak flexibeler en goedkoper in onderhoud.
- Software & functies – Dit bepaalt uiteindelijk hoe handig het systeem voor jou werkt. Denk aan functies zoals rekeningen splitsen, reserveringen beheren, voorraad bijhouden en QR-bestellen.
- De 5 functies die bijna elke horecaondernemer nodig heeft:
- Rekeningen splitsen
- Koppeling met pin/online betalingen
- Voorraadbeheer
- Rapportages & omzetoverzicht
- Bestellen en betalen aan tafel (QR)
- Betaalterminals & kosten – Let op de kosten voor aanschaf, service en transacties. Goedkoop lijkt aantrekkelijk, maar kan duurder uitpakken als je veel transacties doet.
#4. Waar moet je op letten bij het kiezen van een kassa leverancier?
Een horeca kassasysteem is pas echt handig als de leverancier betrouwbaar is. Let daarom op deze punten:
- Keurmerk & betrouwbaarheid – Het systeem moet goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
- Installatie, support & training – Zorg dat je leverancier je personeel helpt bij de opstart en bereikbaar is bij storingen.
- Reviews en proefperiode – Lees ervaringen van andere ondernemers en kies een systeem dat je eerst gratis kunt testen.
Vraag altijd een gratis demo aan en test zelf of het systeem echt bij jouw horecazaak past.
#5. Wat kost een horeca kassasysteem?
De kosten van een horeca kassasysteem bestaan meestal uit drie onderdelen: eenmalige aanschaf van hardware (tablet of kassa), een maandelijks abonnement voor de software en transactiekosten voor pin- en online betalingen. De prijzen lopen uiteen van ongeveer €50 per maand voor een basisversie tot €300+ per maand voor uitgebreide systemen met reserveringen, voorraadbeheer en QR-bestellen. Belangrijk: kijk niet alleen naar de prijs, maar naar de return on investment. Een goed systeem verdient zichzelf vaak snel terug doordat je tijd bespaart en minder fouten maakt.
Lees ook mijn artikel: de investering in een horeca kassasysteem uitgelegd
#6. Extra tips voor je aankoop
- Hardware: iPads zijn licht en mobiel – perfect voor Lightspeed. Meer hierover: Horeca kassasysteem hardware: alles wat je moet weten.
- Keukenschermen: Essentieel voor een soepele service. Meer informatie over het onderwerp: Keukenscherm horeca: de startergids.
- Rapportages: Data helpt je groeien. Lees mijn artikel hierover: Wat is een horeca POS rapport & hoe kan het jouw restaurant laten groeien?
Conclusie horeca kassasystemen
Een horeca kassasysteem is meer dan alleen een kassa. Het helpt je om tijd te besparen, fouten te voorkomen en je bedrijf slimmer te runnen. Daarmee maak je je gasten blijer, je personeel efficiënter en je zaak winstgevender.
Wil jij zien hoe dit in jouw zaak werkt??
Meld je aan voor een gratis demo. Nog niet zeker? Lees mijn artikel: de 5 beste horeca kassasystemen van 2025 of lees meer over iPad-systemen: 9 voordelen van een horeca iPad kassasysteem of lees meer over Wat kost een Lightspeed horeca kassasysteem?
Wat denk jij? Zou een horeca kassasysteem iets zijn voor jouw restaurant?
Wil je meer tips en advies over het starten en runnen van een succesvol restaurant?
Schrijf je nu in voor mijn nieuwsbrief en ontvang wekelijks handige artikelen, exclusieve tools en tips die je helpen om jouw horecaonderneming naar een hoger niveau te tillen!
➡️ Schrijf je hier in en mis geen enkel waardevol advies meer!
Horeca kassasysteem FAQs
Nee, een kassa niet volgens de wet niet verplicht. Een kassa helpt daarentegen wel met de administratie en de transacties van de gast
De kosten van een horeca kassa systeem verschillen nogal. Afhankelijk van het aantal functies kost een horeca kassa systeem enkele honderden tot duizenden euro’s
Het kan best lastig zijn om over te stappen tussen kassasystemen. Dat komt door dataoverdracht en training van personeel. Gelukkig bieden sommige systemen migratietools of ondersteuning om het proces makkelijker te maken.
Photo by Patrick Tomasso on Unsplash
About Erik van Dullemen