Dit artikel gaat over de belangrijkste POS rapporten die je in de gaten moet houden.
Om het even wat makkelijker te maken voor de lezer: POS systeem staat voor Point of Sale systeem, ook wel kassa systeem genoemd.
Tegenwoordig is een POS systeem meer dan alleen een systeem dat de verkopen in jouw restaurant registreert. Je kunt met een POS systeem onder andere de voorraad bijhouden, je kunt zien welke medewerker het meest verkoopt en je kunt zien welke gerechten het beste presteren.
Een POS systeem is dus een welkome ondersteuning voor de horecaondernemer. Deze horecaondernemer kan dus rapportages uit zijn kassasysteem halen waardoor hij snel kan zien hoe een bepaald aspect in zijn restaurant er voor staat. Daardoor kan de horecaondernemer indien nodig ingrijpen om het aspect te verbeteren.
Een POS kassasysteem kan tientallen rapporten weergeven, maar welke rapporten zijn nu het belangrijkst? Ik heb er een zevental voor je op een rij gezet. Maar voordat we daar naar gaan kijken wil ik je laten zien wat een POS rapportage is:
Ik werk samen met Lightspeed en dus zijn sommige van onderstaande links zijn affiliate links. Dat betekent dat als je besluit een horeca kassasysteem van Lightspeed te kopen, ik een kleine commissie krijg. Deze commissie investeer ik in deze website zodat die beter wordt. Let op, er komen voor jou geen extra kosten bij!!
Wat is een POS systeem rapportage?
Een POS systeem verzameld gedurende de dag data. Deze data wordt vervolgens gestructureerd weergegeven aan de gebruiker, zodat hij inzicht krijgt in bepaalde aspecten van zijn restaurant. Je kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen welke personeelsleden voor de meeste omzet zorgen of welke producten het beste verkopen .
POS rapportages zijn aantrekkelijk voor ondernemers omdat ze eenvoudig en in real-time kunnen worden uitgevoerd. Bij de nieuwste POS systemen wordt alle data in de cloud opgeslagen en dat betekent dus dat je deze data vanaf iedere locatie kunt inzien. Mits je natuurlijk een internetverbinding hebt.
Door naar het eerste en belangrijkste rapportage
Verkoop rapportage
Iedere POS systeem zou deze rapportage weer moeten geven. Deze rapportage geeft de verkoopactiviteiten gedurende dag weer en laat dus zien welke omzet gedraaid is. Doordat je weet wat de omzetten van een bepaalde dag of maand is, weet je ook wat de piekmomenten en daluren per dag/ maand zijn. Daarnaast kun je ook zien wat de gemiddelde omzet per tafel is per uur/ per dag of dagdeel en je kunt zien welke gerechten het beste verkopen. Mocht je nog aan een afhaal en bezorg tak hebben, dan kun je ook zien wat de omzet daar van is.
Uitzonderingen op de verkopen
In de rapportage uitzonderingen op verkopen zie je alle VOIDS, kortingen en eventuele geldteruggaven van een bepaalde periode door een bepaald personeelslid. Wanneer je een leeg rapport hebt, dan heb je een team dat goed op elkaar is ingespeeld. Wanneer er veel data in deze rapportage staan dan is er iets mis. Dan kan het zijn dat het personeel niet goed op de hoogte is van wanneer er korting gegeven mag worden of dat jouw personeel de kassasoftware niet goed kent. Deze problemen zijn op te lossen door het personeel training extra trainingen te geven.
Personeel rapportage
Via dit rapport kun je er achter komen wat de personeelskosten zijn in verhouding tot de omzet. Ik moet er wel bij zeggen dat niet ieder POS systeem de mogelijkheid heeft om een personeelsrapporten uit te draaien. Indien dit niet zo is, dan kun je deze software via een derde partij regelen. Verder kun je zien wat het aantal gewerkte uren zijn, de fooien en de in en uit klok tijden. Ook kun je cijfers zien van ieder personeelslid individueel bijvoorbeeld het aandeel van een personeelslid aan de omzet. Degene die niet veel omzet binnenhalen kun je extra training geven.
Voorraad rapportage
Wanneer je dit rapport leest, dan kun je zien welke producten op voorraad zijn en wat de waarde van de voorraad in euro’s is. Je ziet welke ingrediënten op of bijna op zijn zodat je weet wat er bij besteld moet worden. Tevens kun je zien wat de inkoopwaarde van de omzet is en wat de omloopsnelheid is van de producten. Doordat je je voorraad goed bij houdt wordt het voor personeel ook lastiger om dingen te stelen omdat je je voorraad kent.
Betaal rapportage
Hiermee krijg je inzicht in welke betaal voorkeur de gast heeft. Als het goed is dan kan een POS systeem de betaalwijzen specifiëren onder creditcard, debit card, cadeaubon of cash geld. Zo weet je precies hoeveel geld er in de kassalade zou moeten zitten. Daardoor wordt personeelsdiefstal ook een stuk moeilijker. Doordat je weet hoe vaak er met een creditcard of debitcard betaald is, weet je hoeveel geld er nog op jouw bankrekening gestort gaat worden.
Product rapportage
Dit rapport geeft je een diepgaandere inzicht in de prestaties van de menugerechten. Zo kom je te weten wat de verkopen per menu-item of categorie is. Welke gerechten/dranken zijn de hardlopers en winnaars en welke gerechten zijn de verliezers of de slapers. Bij de verliezers en slapers kun je een plan maken om de prestaties te verbeteren. Denk hierbij aan het verlagen van de kostprijs of het verplaatsen van het menu-item op een andere plek op de menukaart. Werkt dit niet dan kun je deze gerechten eventueel verwijderen van de menukaart.
CRM systeem
CRM staat voor customer relationship management systeem, ofwel een systeem dat de gegevens van de gast bijhoudt. Wat zijn de contactgegevens, hoe vaak wordt er een bestelling geplaatst, wie heeft het meeste geld uitgegeven, wat is de gemiddelde besteding per gast en wanneer hebben ze jouw restaurant voor het laatst bezocht. Deze gegevens kan je inzichten geven welke promotie campagnes je in kunt zetten om herhaal bezoeken te creëren.
Conclusie POS Systeem
Een POS systeem kan tientallen rapporten uitdraaien. De vraag is welke is voor jouw het belangrijkste? Zijn de rapporten van de juiste kwaliteit en zorgen ze er voor dat jij succesvol een restaurant kunt runnen?
Photo by krakenimages on Unsplash
About Erik van Dullemen