Het artikel van vandaag gaat over hoe je inventory management van een horecabedrijf regelt.
Vraag aan een willekeurige chef of dat hij wel eens meegemaakt heeft dat er een product op was voor het einde van een shift?
Het antwoord zal zeer waarschijnlijk ja zijn.
Het resultaat hiervan is dat de chef meer gaat bestellen en dus een grotere voorraad heeft.
Met als gevolg dat er meer producten weggegooid moeten worden omdat deze over de datum of niet meer van de juiste kwaliteit zijn.
Na jarenlang in de bediening gewerkt te hebben zag ik dit te vaak. Tot ik Lightspeed’s inventory management ontdekte. Hier lees je hoe inventory management je restaurant redt en waarom Lightspeed mijn keuze is.
Wanneer je dit artikel over inventory management gelezen hebt, dan weet je:
- Wat inventory management is
- Welke inventory problemen er in de horeca spelen
- Hoe lightspeed je kan helpen
- Praktische tips om de inventory te kunnen beheren.
Hieronder de eerste stap in een goede voorraad proces.
Wat is inventory management?
Voorraadbeheer of inventory management is weten welke producten je in huis hebt: wat komt binnen, wat gaat eruit, en wat ligt er nog op de planken.
Het doel van voorraad beheer? Snijden in de kosten, het stoppen van verspilling, en je winst verhogen.
Dit zijn de 3 pijlers:
- Inkomende producten tracken.
- Verbruik via de keuken monitoren.
- Voorraad real-time checken.
Dit proces kun je handmatig met doen met Excel, maar dat is wel tijdrovend. Het beste is om dit te automatisch te doen met een kassasysteem zoals die van Lightspeed. Dat scheelt een hoop tijd.
Welke voorraad problemen spelen er in de horeca?
Ik vroeg aan Lightspeed waarom horecaondernemers overstappen naar een hun kassasysteem. Er zijn 3 redenen:
- Er zijn geen integraties: Oudere horeca kassa’s praten niet met voorraadtools waardoor chaos gegarandeerd is.
- Ze hebben te maken met hoge kosten: Custom hardware kost algauw €1500+, terwijl Lightspeed een iPad en een investering van €999 vraagt.
- Er is veel verspilling: Zonder inzicht in je cijfers gooi je veel te veel weg.
Ik zag chefs extra eten inkopen om tekorten te vermijden, met bederf als resultaat. Er is een betere manier.
Hoe Lightspeed helpt
Lightspeed’s inventory management pakt dit aan:
- Real-time voorraad: Altijd weten wat je in huis hebt en dus geen gokwerk meer.
- Advanced Insights: Zie je hardlopers en verliezers zodat je je menu kunt optimaliseren.
- Lage opstartkosten: Er is geen dure hardware nodig, alleen de oude vertrouwde iPad.
- Integraties: Koppel met bestelzuilen of boekhouding.
Voor €89/maand kun je dit testen. Vraag nu een demo aan
Praktische inventory management tips:
Tip 1: Gebruik de FIFO methode
FIFO is de beste opslag methode voor restaurants, omdat:
- Het betrouwbaar is voor producten met een snelle omloopsnelheid.
- Het helpt bederf te voorkomen
- Nieuwe producten worden achteraan geplaatst, waardoor oudere producten er als eerste er uit gaan.
Tip 2: Werk met een ijzeren voorraad en een beetje extra
Om er voor te zorgen dat je niet te veel producten op voorraad hebt kun je beste werken met een ijzeren voorraad met daarboven op een reserve voorraad van 20% tot 30%.
Let op dit geldt alleen voor producten met een hoge omloopsnelheid. Wat heb je nodig om een ijzeren voorraad te berekenen?
- De verwachte verkopen
- THT van producten (ten minste houdbaar tot)
- De levertijden per week
De formule voor het berekenen van de ijzeren voorraad is:
verwachte verkopen + reserve voorraad / wekelijkse leveringen.
Stel je verkoopt 100 biefstukken in de week, je wil een reserve voorraad van 20% hebben en de leverancier kan 5 dagen per week leveren dan wordt de rekensom:
100 + 120 / 5 = 24.
Je hebt dus 24 biefstukken op voorraad nodig. Dus iedere keer dat je gaat bestellen moet je de ijzeren voorraad weer aanvullen tot 24.
Jouw horecabedrijf heeft te maken met drukke en rustige momenten, dus het is raadzaam om voor drukke tijden de ijzeren voorraad naar boven bij te stellen.
Tip 3: Bereken de omzet snelheid van de inventory
Het is belangrijk om de omzet snelheid van de voorraad te berekenen.
Je wil namelijk meer geld op de bank hebben, dan in de voorraad. Een voorraad hoort 4 tot 6 keer per maand te roteren. Is dit getal minder dan 4, bijvoorbeeld 2 dan heb je flink wat geld zitten in de voorraad in plaats van op de bank. Een voorbeeld:
Stel je koopt in een maand voor €12.000,- in. Wanneer de voorraad 4x roteert, dan is de gemiddelde voorraad € 12000/ 4 = €3000,-. Draait de voorraad 6x rond dan is de gemiddelde voorraad €12000/6= €2000,-
Roteert de voorraad gemiddeld 2x per maand, dan wordt de som €12000/2= €6000,-.
Je ziet hier het verschil in geld dat wanneer de voorraad sneller roteert je gemiddeld minder geld in de voorraad hoeft te steken.
Lees ook: Hoeveel voorraad heeft een restaurant nodig?
Conclusie Inventory management
Voorraadbeheer hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Lightspeed’s inventory management belooft grip, minder verspilling en meer winst. Ik heb het zelf niet uitgeprobeerd, maar na jaren chaos in de horeca klinkt het als een vernieuwing.
Lees mijn artikel: Horeca kassasysteem kopen? Alles wat je moet weten in 2025 of probeer Lightspeed zelf.
Photo by Jason Leung on Unsplash
About Erik van Dullemen