Het artikel van vandaag gaat over hoe je een voorraadbeheer kunt voeren.
Vraag aan een willekeurige chef of dat hij wel eens meegemaakt heeft dat er een product op was voor het einde van een shift?
Het antwoord zal zeer waarschijnlijk ja zijn.
Het resultaat hiervan is dat de chef meer gaat bestellen en dus een grotere voorraad heeft.
Met als gevolg dat er meer producten weggegooid moeten worden omdat deze over de datum of niet meer van de juiste kwaliteit zijn.
Wanneer je dit artikel gelezen hebt, dan weet je:
- Wat voorraad beheer is;
- Wat de basis voorraad begrippen zijn;
- Welke factoren van belang zijn bij een goede voorraadbeheer;
- Hoe je een kleine voorraad aan kunt houden.
Hieronder de eerste stap in een goede voorraad proces.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer is een manier om de winstgevendheid van een restaurant te meten. Daarnaast is het ook een hulpmiddel om verlies van producten tegen te gaan.
Bij het meten van de voorraad richt je je op drie zaken:
- het bij houden van producten die het magazijn binnenkomen
- producten die het magazijn verlaten via de keuken
- producten die op voorraad liggen
Belangrijke voorraadbeheer begrippen die je moet kennen
Voordat je in voorraadbeheer gaat verdiepen, zijn er een aantal termen waarvan je het bestaan moet kennen:
Inkoopwaarde van de omzet: is de waarde van de verkochte producten in een bepaalde periode (week of maand).
Deze kun je berekenen met behulp van de volgende formule: begin voorraad + inkopen – eindvoorraad.
Ruimte kosten: Als horecaondernemer heb je een voorraad nodig. Wanneer je producten op voorraad hebt, dan zijn daar bepaalde kosten verbonden, zoals huur of elektriciteit.
Risico kosten: Dat zijn kosten door het verloren gaan van producten door bederf of diefstal.
IJzeren voorraad: Dit is de minimale voorraad die aanwezig moet zijn om aan de vraag van de gast te kunnen voldoen.
Seizoenvoorraad: De horeca branche heeft te maken met drukke perioden. Daarvoor is het nodig om meer voorraad te hebben. Dit is dan de seizoen voorraad.
Technische voorraad: De producten die op dat moment daadwerkelijk op voorraad zijn.
Omzet snelheid: Is het gemiddelde aantal keer dat een voorraad in een bepaalde periode (week, maand of jaar) verkocht wordt.
Fifo: Is een opslagmethode die het meest geschikt is voor de horeca. Verder op in het artikel vind je meer informatie over het onderwerp
Afwijking: Is het verschil tussen de theoretische inslag en werkelijke inslag. Stel je hebt 50 biefstukken verkocht, maar volgens het kassasysteem hebt zijn er 49 verkocht, dan is er een afwijking van -1
Verbruik: De hoeveelheid aan voorraad dat is gebruikt in een bepaalde periode.
Je hebt kennis gemaakt met de basis begrippen voorraad beheer. De volgende stap is om te kijken welke pijlers leiden naar succes.
Kies het voorraadbeheer systeem
Je kunt de voorraad op 2 manieren bijhouden, namelijk automatisch en handmatig.
Bij het handmatig bijhouden van de voorraad dan maak je gebruik van een Excel sheet. Hierin kun je zelf bijhouden wat het verbruik is.
Het personeel telt dan wekelijks de voorraad, zodat je het verbruik kunt uitrekenen en zodat je weet welke producten bij besteld moeten worden.
Automatisch voorraad beheer doe je met behulp van een horeca kassasysteem. Op de horeca kassasysteem is dan een voorraadbeheer software geïnstalleerd, die bijhoudt wat het actuele verbruik is. De software geeft aan als een product bijna op is, zodat deze besteld kan worden.
Organiseer de voorraad ruimte
Een goed georganiseerde voorraadruimte is essentieel!
De eerste stap die je kunt nemen is om voor elke categorie een opslag ruimte aan te wijzen. Vis bij vis en vlees bij vlees. Vervolgens kun je alle planken voorzien van labels. Zo kan jouw personeel sneller goederen opruimen en kunnen ze sneller ingrediënten vinden als het druk is.
Maak gebruik van Signing in de opslag ruimte zodat het personeel precies weet waar een product ligt.
Creëer ook een voorraad id voor elk ingrediënt, zodat je makkelijk producten in jouw Excelbestand kunt terug vinden. Vergeet ook de labels niet, zo kunt je de producten labelen en voorzien van een ten minste houdbaar tot datum.
Voorraadbeheer team opzetten
Het is raadzaam om een team op te zetten die zicht bezig gaat houden met voorraadbeheer, bijvoorbeeld managers en de (Sous) chef. Op deze manier is het makkelijker om onregelmatigheden te vinden.
Overweeg om personeel een bonus te geven als zorgen dat er bespaard wordt en laat ze zien welk effect voorraadbeheer op de marges heeft.
Houdt een consistent voorraadbeheer schema aan
Bij voorraadbeheer is het belangrijk om consistent te zijn. Dat betekent dat je:
- Op dezelfde dag in de week uw voorraad tellingen doet. Zo krijg je inzicht in hoeveel van je ingrediënten in een bepaalde periode wordt gebruikt;
- Altijd dezelfde mensen de voorraad tellingen laten doen;
- Steeds dezelfde opslag methode gebruiken (first in, first out);
- Consistent categorieën en meeteenheden voor de ingrediënten gebruikt.
Gebruik de FIFO methode
FIFO is de beste opslag methode voor restaurants, omdat:
- Het betrouwbaar is voor producten met een snelle omloopsnelheid.
- Het helpt bederf te voorkomen
- Nieuwe producten worden achteraan geplaatst, waardoor oudere producten er als eerste er uit gaan.
Werk met een ijzeren voorraad en een beetje extra
Om er voor te zorgen dat je niet te veel producten op voorraad hebt kun je beste werken met een ijzeren voorraad met daarboven op een reserve voorraad van 20% tot 30%.
Let op dit geldt alleen voor producten met een hoge omloopsnelheid. Wat heb je nodig om een ijzeren voorraad te berekenen?
- De verwachte verkopen
- THT van producten (ten minste houdbaar tot)
- De levertijden per week
De formule voor het berekenen van de ijzeren voorraad is:
verwachte verkopen + reserve voorraad / wekelijkse leveringen.
Stel je verkoopt 100 biefstukken in de week, je wil een reserve voorraad van 20% hebben en de leverancier kan 5 dagen per week leveren dan wordt de rekensom:
100 + 120 / 5 = 24.
Je hebt dus 24 biefstukken op voorraad nodig. Dus iedere keer dat je gaat bestellen moet je de ijzeren voorraad weer aanvullen tot 24.
Jouw horecabedrijf heeft te maken met drukke en rustige momenten, dus het is raadzaam om voor drukke tijden de ijzeren voorraad naar boven bij te stellen.
Bereken de omzet snelheid van de voorraad
Het is belangrijk om de omzet snelheid van de voorraad te berekenen.
Je wil namelijk meer geld op de bank hebben, dan in de voorraad. Een voorraad hoort 4 tot 6 keer per maand te roteren. Is dit getal minder dan 4, bijvoorbeeld 2 dan heb je flink wat geld zitten in de voorraad in plaats van op de bank. Een voorbeeld:
Stel je koopt in een maand voor €12.000,- in. Wanneer de voorraad 4x roteert, dan is de gemiddelde voorraad € 12000/ 4 = €3000,-. Draait de voorraad 6x rond dan is de gemiddelde voorraad €12000/6= €2000,-
Roteert de voorraad gemiddeld 2x per maand, dan wordt de som €12000/2= €6000,-.
Je ziet hier het verschil in geld dat wanneer de voorraad sneller roteert je gemiddeld minder geld in de voorraad hoeft te steken.
Conclusie voorraadbeheer
Iedere chef-kok heeft weleens meegemaakt dat er een product niet op voorraad was. Om dit in de toekomst tegen te gaan wordt er dan extra voorraad ingekocht. Met als een mogelijk gevolg: een grotere kans op het bederf van eten, diefstal van goederen omdat het overzicht ontbreekt en minder werkkapitaal ter beschikking want de waarde van de voorraad is een stuk hoger.
Deze kosten kun je omlaag brengen door een goed voorraadbeheer systeem op te zetten. Daardoor weet je welke goederen het magazijn binnenkomen, welke goederen in het magazijn liggen en welke goederen via de keuken op het bord belanden.
Het beste is om een ijzervoorraad te hebben op uw producten met een hoge omloopsnelheid. Zo kun je altijd voldoen aan de vraag van de gast. Daarnaast kun je de voorraad beperken en heb je meer werkkapitaal tot je beschikking.
Photo by Jason Leung on Unsplash
About Erik van Dullemen