Systemen zijn voor een horecaondernemer van cruciaal belang. Het zorgt er namelijk voor dat je dagelijks dezelfde ervaring aan jouw gasten kunt bieden.
Laten we eens kijken naar wat een systeem is. Vervolgens laat ik je zien welke systemen je kan invoeren.
Wat is een systeem?
Een systeem is als een goed geplande route om iets te bereiken. Het is een set van stappen of regels die samenwerken om een specifiek doel te halen. Denk aan een checklist die je volgt om te zorgen dat je niets vergeet. Het helpt je om dingen op een georganiseerde manier te doen en het gewenste resultaat te bereiken.
Kijk je naar een horecaonderneming, dan kunnen systemen bijvoorbeeld bestaan uit:
- het bepalen van processen voor het bestellen van voorraad
- het plannen van personeel
- het bereiden van gerechten
- het leveren van klantenservice en nog veel meer.
Deze systemen worden vaak opgesteld om efficiëntie, consistentie en kwaliteit te waarborgen.
Waarom systemen noodzakelijk zijn voor succes
In veeleisende en concurrerende wereld van de horeca is succes geen toeval. Het is het resultaat van doordachte planning en consistente uitvoering. Laten we eens kijken naar de voordelen van een systeem
1. Het levert efficiëntie en tijdsbesparing op
Het hebben van duidelijke operationele systemen stelt jou in staat om je tijd optimaal te benutten. Het personeel weet wat er van hen wordt verwacht. Van het bereiden van gerechten tot het bedienen van gasten. Dit leidt tot efficiëntie, kortere wachttijden en uiteindelijk een hogere klanttevredenheid.
2. Het zorgt voor consistentie in Gastbeleving
Gasten komen terug voor meer dan alleen lekker eten; ze willen een consistente ervaring. Systemen zorgen ervoor dat elk bezoek aan jouw restaurant dezelfde kwaliteit en service biedt. Dit bouwt vertrouwen op en creëert loyale klanten.
3. Helpt bij kostenbeheersing
Systemen helpen bij het beheersen van kosten, van voorraadbeheer tot personeelsplanning. Door verspilling te minimaliseren en de operationele kosten te optimaliseren, vergroot je jouw winstmarges en de duurzaamheid van je bedrijf.
Met welke systemen kun je het beste starten?
Zo dus jij hebt een horecaonderneming! Met welk systeem kun je nu het best van start gaan. Het verstandigst is om er voor te zorgen dat de eigenaar en managers starten met de systemen. Daarna de medewerkers.
Hieronder beschrijf ik de 5 belangrijkste systemen:
1/. Logboek voor managers
Een van de grootste uitdagingen voor restaurantmanagement is het doorgeven van belangrijke informatie aan de volgende shift. Een handig hulpmiddel hiervoor is het notitieboek het “rode boek“. Hierin worden dagelijkse verkopen, weersvoorspellingen, notities en gebeurtenissen worden bijgehouden. Net zoals meldingen van personeel of gasten.
2/. Delegeer verantwoordelijkheden naar belangrijke medewerkers
Aangezien de meeste ondernemers 60 tot 70 uur per week werken, is het vrijwel onmogelijk om een restaurant alleen te runnen. Als je nog geen managers kunt betalen, kun je twee belangrijke personeelsleden vragen om te helpen.
Het is essentieel om een duidelijke hiërarchie te creëren. Daarmee zorg je ervoor dat elke afdeling, zoals keuken, bediening en bar, een aanspreekpunt heeft. Of je nu 10 of 100 personeelsleden hebt, iedereen moet verantwoordelijkheid dragen voor zijn of haar afdeling. Anders zal succes moeilijk te behalen zijn.
3/. Organiseer wekelijkse meeting voor managers
Zodra de verantwoordelijkheden zijn verdeeld, is het tijd voor wekelijkse meetings.
Deze vergaderingen bieden de gelegenheid om terug te blikken op de afgelopen week en vooruit te kijken naar de komende week. Daarnaast worden ook notities en financiële rapporten besproken.
Kies een geschikte dag en besluit wanneer de week begint. Dat kan van maandag tot zondag zijn of van woensdag tot dinsdag.. Het is van belang dat deze meetings wekelijks plaatsvinden. En niet langer dan 1 à 2 uur duren, met een eenvoudige agenda.
4/. Checklist voor managers
De managers moeten eenvoudig een lijst met routine werkzaamheden bij het openen en sluiten van het restaurant kunnen samenstellen. Een checklist is handig om ervoor te zorgen dat alle taken bij het openen en sluiten van het restaurant correct worden uitgevoerd. Bij de opening moeten taken zoals:
- het uitschakelen van het alarmsysteem
- geld tellen
- en de kassalade gereedmaken,
- het lezen van het managerslogboek
- en het controleren van reserveringen worden afgevinkt.
Bij de sluiting is het belangrijk om:
- Te controleren of alles goed is schoongemaakt.
- Geld tellen en kassaafsluiten
- Controleren of alle ramen en deuren zijn afgesloten
Wanneer je checklist voor de managers gemaakt zijn, dan kun je dat ook doen voor alle andere functies in jouw bedrijf.
5/. Ontwikkel beleid voor de gasten
Dit is een onderdeel waarmee je continue mee bezig zult zijn. Het kost ook even de tijd om dit goed op te zetten. Raadzaam om te beginnen met wat basis richtlijnen voor klachten. Waar mee begin je?
Ontvangstbeleid: Zorg dat er iemand is die de gast zo snel mogelijk begroet wanneer deze binnenkomt. Stappen in service: Iedere medewerker moet weten uit hoeveel stappen de service cyclus van de gast duurt. Dus in het geval van een fullservice restaurant:
- Ontvangst en placeren
- Bestelling opnemen
- Bestelling brengen
- Betalen
- Indekken voor volgende keer.
Tijd richtlijnen voor een gang: Dit zijn richtlijnen voor hoelang het duurt voordat voordat een gang (voor,- hoofd,- nagerecht)op tafel komt.
De implementatie van deze systemen is de sleutel tot een soepele bedrijfsvoering en het bieden van een consistente gastbeleving. In het kort, systemen vormen de basis voor succes in de horecaonderneming.
Photo by Alex Haney on Unsplash
About Erik van Dullemen