Als horecaondernemer heb je je handen vol. Je bent namelijk: personeelsmanager, gastheer, inkoper en soms zelfs psycholoog tegelijk . Je zorgt voor een snelle service, tevreden gasten, foutloze bestellingen én een vlotte doorloop in je keuken. En dat allemaal op één dag, de hele week, maand jaar door.
In al die drukte is er één hulpmiddel dat echt het verschil maakt: het horeca kassasysteem. Niet zomaar een kassa, maar het centrale brein van je hele zaak. Van het opnemen van bestellingen tot het aansturen van je keuken en het maken van rapportages, alles loopt via dat ene systeem.
Deze onderwerpen worden in dit artikel besproken:
Inhoudsopgave
1. Wat is een horeca kassasysteem?
Een horeca kassasysteem is een combinatie van hardware en software, speciaal ontworpen voor restaurants, cafés en andere horecazaken. Het is veel meer dan alleen een kassa waar je betalingen mee verwerkt.
De hardware bestaat meestal uit een touchscreen, kassalade, bonnenprinter, pinapparaat en soms ook mobiele apparaten zoals een tablet of handheld voor bediening aan tafel.
De software zorgt ervoor dat alles soepel loopt. Denk aan:
- Bestellingen opnemen en direct doorzetten naar de keuken
- Tafels toewijzen en beheren
- Kassabonnen en btw-bonnen printen
- Voorraad en omzet in de gaten houden
- Cloudtoegang én koppelingen met je boekhoudsysteem of personeelsplanning
Een horeca kassasysteem zorgt dus voor overzicht én snelheid, precies wat je nodig hebt in een drukke horecazaak.
2. Waarom kun je niet zonder een horeca kassasysteem?
Een horeca kassasysteem is geen luxe, maar een must-have. Het helpt je niet alleen om sneller te werken, maar ook om slimmer te ondernemen. Hier zijn zes redenen waarom je er écht niet zonder kunt:
2.1 Efficiëntie en snelheid
Een horeca kassasysteem zorgt ervoor dat bestellingen direct vanuit de bediening naar de juiste plek gaan — de keuken of de bar. Geen geloop meer met briefjes of misverstanden over wat er besteld is. Daardoor kan je team sneller werken, én met minder stress.
Ook de tafelinrichting is slim ingedeeld. Je ziet precies welke tafels bezet zijn, welke al besteld hebben en welke nog vrij zijn. Wil een gast de rekening splitsen of samenvoegen? Eén druk op de knop en het is geregeld.
2.2 Flexibel en snel betalen
Jouw gasten willen steeds vaker op hun eigen manier betalen. Contant, pin, mobiel, QR-code of zelfs Apple Pay: een goed horeca kassasysteem ondersteunt het allemaal. Ook betalingen splitsen of een voorschot opnemen is eenvoudig.
Vooral tijdens piekmomenten zoals lunch of diner, scheelt dit enorm veel tijd aan de kassa. De betaling is afgerond vóórdat de gast zijn jas aanheeft.
2.3 Inzicht in je cijfers
Met een modern horeca kassasysteem heb je altijd realtime inzicht in hoe je zaak draait. Je ziet exact hoeveel omzet je draait, welke gerechten populair zijn, op welke tijden het druk is, en welke producten niet lopen.
Ook voorraadbeheer wordt veel makkelijker: je ziet welke ingrediënten opraken en wat er nog op voorraad ligt. Dat helpt om slim in te kopen en verspilling te voorkomen.
En misschien wel het belangrijkste: je krijgt duidelijke rapportages die je helpen bij het nemen van beslissingen. Geen onderbuikgevoel meer, maar data.
2.4 Minder fouten = betere service
In de horeca gaat het vaak mis bij communicatie: speciale wensen die niet (goed) worden doorgegeven, allergieën die over het hoofd worden gezien, of bonnetjes die zoekraken.
Met een horeca kassasysteem gebeurt dat niet meer. Alles wordt digitaal vastgelegd en doorgestuurd naar de juiste plek. De keuken weet exact wat er moet gebeuren. De bediening hoeft niets te onthouden.
Ook je boekhouding profiteert: elke verkoop wordt automatisch geregistreerd. Dat betekent overzicht, controle én minder werk aan het eind van de maand.
2.5 Integratie en schaalbaarheid
Een goed horeca kassasysteem werkt niet op zichzelf, maar koppelt makkelijk met andere software die je al gebruikt. Denk aan je boekhoudprogramma, personeelsplanning of je voorraadbeheersysteem.
Werk je met een cloudgebaseerd systeem? Dan heb je overal toegang, vanaf je telefoon, tablet of laptop, zelfs als je niet in de zaak bent.
En het mooie is: als je groeit, groeit het systeem met je mee. Meer tafels? Extra vestiging? Nieuw personeel? Je hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen.
2.6 Betere klantbeleving = hogere omzet
Snelle, foutloze service valt op. Gasten die niet hoeven wachten, krijgen sneller een drankje of gerecht en zijn tevredener. Met een horeca kassasysteem zorg je voor een soepel proces, van bestelling tot betaling.
Dankzij CRM-functies (klantbeheer) zie je ook wie je vaste gasten zijn, wat hun favoriete bestelling is, en kun je makkelijk loyaliteitsprogramma’s inzetten. Denk aan spaarkaarten, kortingen of gepersonaliseerde acties.
En het resultaat? Blije en tevreden gasten komen terug én geven meer uit.
#.3 Soorten horeca kassasystemen
Wat is een horeca kassasysteem zonder de juiste vorm die bij je zaak past? Er zijn verschillende soorten systemen, elk met hun eigen voor- en nadelen. Welke je kiest, hangt af van jouw zaaktype, grootte en manier van werken.
3.1 Stationaire systemen
Dit is de klassieke opstelling: een vast kassapunt met touchscreen, kassalade, bonprinter en soms een gekoppeld pinapparaat. Ideaal voor restaurants of cafés met een centrale kassa bij de bar.
3.2 Mobiele kassasystemen
Hier gebruik je tablets of smartphones met horeca kassasoftware. Bedien je gasten aan tafel of op het terras? Dan is dit een snelle en flexibele oplossing.
3.3 Cloudgebaseerde systemen
Bij deze systemen staat alle data online. Je hebt dus altijd en overal toegang tot je kassa, voorraad en omzet. Updates gebeuren automatisch en je koppelt het eenvoudig met andere tools zoals boekhoudsoftware of personeelsplanning.
4. Hybride oplossingen
Sommige horecaondernemers kiezen voor een mix: een lokaal systeem dat ook werkt met de cloud. Dat geeft wat extra zekerheid bij instabiel internet, maar behoudt de flexibiliteit van online werken.
Tip: Kies een systeem dat past bij hoe jij werkt. Heb je een klein team, werk je veel buiten (foodtruck/terras), of run je juist een groot restaurant? Laat je keuze daarop aansluiten.
#4. Is een horeca kassasysteem verplicht?
Een veelgestelde vraag: is een horeca kassasysteem verplicht? Het korte antwoord: nee, wettelijk gezien niet. Maar in de praktijk is het antwoord vaak toch “ja”.
Wettelijk niet verplicht, maar…
De Belastingdienst stelt geen eisen aan welk systeem je gebruikt. Je mág zelfs alles met pen en papier bijhouden, zolang je het maar goed vastlegt en bonnetjes kunt overleggen.
Wel praktisch verplicht
Zonder systeem raak je snel het overzicht kwijt. Bestellingen noteren op papier of losse briefjes zorgt voor fouten, frustratie bij de bediening en vertraging in de keuken. Zeker als je personeel hebt, wordt het onwerkbaar.
4.1 BTW- en registratievoordelen
Een goed horeca kassasysteem maakt automatisch verkoopoverzichten, bewaart bonnetjes digitaal en koppelt met je boekhouding. Daardoor heb je altijd grip op je omzet, btw en voorraad. Handig bij belastingcontroles of als je wil sturen op cijfers.
4.2 Conclusie
Nee, het is niet wettelijk verplicht. Maar als je professioneel wil ondernemen en groeien, kun je eigenlijk niet zonder. Het scheelt tijd, fouten en vooral: gedoe.
5.Conclusie: Wat is een horeca kassasysteem
Wat is een horeca kassasysteem? Het is veel meer dan een digitale kassa. Het is het kloppend hart van je horecazaak. Je regelt er bestellingen mee, stuurt de keuken aan, houdt je cijfers bij en zorgt voor snelle service.
Met een goed systeem:
- Werk je sneller en efficiënter
- Maak je minder fouten
- Heb je altijd inzicht in je cijfers
- Verbeter je de beleving van de gast
- Kun je makkelijker groeien
Zonder systeem laat je kansen liggen: minder omzet, meer chaos en slechtere service.
Dus: investeer slim.
Kies een kassasysteem dat past bij jouw zaak en maak het jezelf én je team makkelijker. Je gasten merken het meteen.
6. Veelgestelde vragen over horeca kassasystemen
De prijs hangt af van je wensen. Een basis horeca kassasysteem begint rond de €50 per maand. Voor uitgebreide functies, hardware zoals een bonprinter of een keukenscherm, en cloudsoftware betaal je meer. Denk aan €1.000–€3.000 eenmalig óf een maandelijks bedrag bij abonnementsmodellen
Wat is een horeca kassasysteem nou echt? Het verschil zit in de functies. Horeca kassasystemen zijn speciaal gemaakt voor restaurants, cafés en hotels. Ze kunnen bestellingen per tafel verwerken, splitsen rekeningen, houden rekening met allergieën, en communiceren direct met de keuken. Een standaard retailkassa doet dat niet.
Jazeker! Veel moderne horeca kassasystemen bieden apps voor tablet of smartphone. Handig voor bediening op het terras of in grote zalen. Zo neem je bestellingen direct op aan tafel en worden ze automatisch doorgestuurd naar de keuken of bar.
Afbeelding via Simon Kadula on Unsplash
About Erik van Dullemen