Personeelstekort in de horeca: zo draai je een druk restaurant met minder mensen

Stel je eens voor:

Je hebt een terras met 100 zitplaatsen. Het is prachtig weer en de gasten blijven binnenkomen. Toch heb je maar 50 stoelen in gebruik, omdat je simpelweg niet genoeg medewerkers hebt om het hele terras goed te bedienen.

Dan komt het volgende gezelschap binnen. Er staan nog genoeg lege tafels, maar je keuken en bediening zitten eigenlijk al aan hun grens. Wat doe je dan?

Dat is de dagelijkse werkelijkheid van een personeelstekort in de horeca. Het probleem is niet alleen dat je vacatures niet gevuld krijgt. Je moet ondertussen ook beslissen hoeveel gasten je met de beschikbare bezetting verantwoord kunt bedienen.

Want 100 stoelen betekent niet automatisch dat je capaciteit 100 gasten is. Je gezonde capaciteit wordt bepaald door wat keuken en bediening aankunnen zonder dat de service slechter wordt, fouten zich opstapelen en je medewerkers steeds weer hun grens over gaan.

In dit artikel kijken we daarom niet naar hoe je nieuw personeel vindt, maar naar wat je nú operationeel kunt veranderen: van het begrenzen en spreiden van de gastenstroom tot een werkbare menukaart, minder onnodige handelingen en duidelijke communicatie met gasten.

Laten we beginnen

1. Personeelstekort is óók een capaciteitsprobleem

Bij een personeelstekort denk je al snel aan vacatures, roosters en nieuwe medewerkers vinden. Maar op een drukke vrijdagavond heb je daar natuurlijk helemaal niets aan. Je moet het doen met de mensen die op dat moment op de vloer en in de keuken staan.

Daarom is personeelstekort ook een capaciteitsprobleem.

Volle tafels betekenen niet automatisch maximale omzet

Stel dat je restaurant of terras 100 zitplaatsen heeft. Op papier kun je dus 100 gasten ontvangen. Maar als je met de huidige bezetting maar een deel daarvan goed kunt bedienen, heeft het weinig zin om alle tafels vrij te houden.

Sterker nog: door tóch steeds meer gasten aan te nemen, kan je omzet uiteindelijk onder druk komen te staan. Bestellingen duren langer, een tweede drankje wordt niet aangeboden, tafels worden later afgeruimd en nieuwe gasten moeten langer wachten. In de keuken ontstaan fouten en medewerkers hebben nauwelijks tijd om overzicht te houden.

Je verkoopt dan misschien aan meer gasten, maar de kwaliteit van je service gaat achteruit.

De vraag zou daarom niet moeten zijn:

Hoe krijg ik zoveel mogelijk gasten binnen?

Maar:

Hoeveel gasten kunnen we met de bezetting van vandaag goed bedienen?

Maximale capaciteit versus gezonde capaciteit

Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen je maximale capaciteit en je gezonde capaciteit.

Je maximale capaciteit is wat je team tijdens een piekmoment nét kan wegwerken. Misschien lukt het vijf medewerkers om op één avond 80 couverts te draaien. Iedereen rent, pauzes schieten erbij in en aan het einde van de avond is iedereen gesloopt. De gasten zijn uiteindelijk bediend, dus technisch gezien is het gelukt.

Maar dat betekent niet dat 80 couverts ook je gezonde capaciteit is.

Je gezonde capaciteit is het aantal gasten dat je team structureel goed kan bedienen, met normale werkdruk, goede service en voldoende ruimte om fouten en onverwachte situaties op te vangen.

Dat verschil is belangrijk. Eén uitzonderlijk drukke avond overleven is iets anders dan iedere vrijdag en zaterdag op die manier werken.

Je beschikbare capaciteit kan bovendien per service verschillen. Met een ervaren keukenploeg en volledige bediening kun je misschien je hele terras openen. Vallen er drie mensen uit, dan kan het verstandig zijn om een deel van je tafels dicht te houden.

Dat voelt misschien alsof je omzet laat liggen. Maar soms is minder gasten aannemen juist beter dan meer gasten aannemen dan je team aankan.

2. Hoe weet je dat je boven je capaciteit draait?

Een druk restaurant hoeft geen probleem te zijn. Het wordt een probleem wanneer de hoeveelheid gasten niet meer past bij wat je keuken en bediening op dat moment aankunnen.

Dat merk je meestal niet aan één ding. Het begint bijvoorbeeld met een paar tafels die langer op hun drankje wachten. Even later staat de keuken vol met bonnen, blijven vuile tafels staan en heeft de bediening geen tijd meer om een tweede drankje aan te bieden.

Zeker bij een personeelstekort in de horeca is het belangrijk om deze signalen vroeg te herkennen. Als je pas ingrijpt wanneer de keuken volledig vastloopt, ben je eigenlijk al te laat.

Let bijvoorbeeld op deze signalen:

Signaal tijdens de service	Mogelijk knelpunt
Drankjes blijven lang op de bar staan	Te weinig capaciteit in de bediening
Veel tafels bestellen tegelijkertijd	Gastenstroom onvoldoende gespreid
De keuken krijgt ineens een lange rij bonnen	Keukencapaciteit wordt overschreden
Gerechten wachten bij de pas	Te weinig handen om uit te lopen
Tafels blijven lang vuil staan	Bediening heeft geen ruimte meer voor basistaken
Medewerkers blijven fouten maken	Werkdruk is te hoog of taken zijn onduidelijk
Gasten moeten zelf om aandacht vragen	Bediening heeft te veel tafels tegelijk
Een tweede drankje of dessert wordt nauwelijks verkocht	Team heeft alleen nog tijd om het noodzakelijke te doen
Wachttijden lopen steeds verder op	Totale capaciteit van de service is bereikt

Het belangrijkste is dat je kijkt waar de opstopping ontstaat. Een vol terras betekent namelijk niet automatisch dat de bediening het probleem is. Misschien kan de bediening nog prima tien gasten aannemen, maar kan de keuken geen extra bestellingen meer verwerken.

Andersom kan ook. De keuken heeft nog ruimte, maar de bediening loopt achter met drankjes, afruimen en bestellingen opnemen.

Je capaciteit wordt uiteindelijk bepaald door de zwakste schakel van die service.

Zie je meerdere van bovenstaande signalen tegelijk? Dan is het meestal niet verstandig om simpelweg meer tafels open te zetten omdat er nog stoelen vrij zijn. Eerst moet je bepalen waar het knelpunt zit en hoeveel extra gasten je team nog verantwoord kan aannemen.

Dat brengt ons bij de volgende stap: neem niet meer gasten aan dan je team aankan.

3. Neem niet meer gasten aan dan je team aankan

Je terras heeft 100 zitplaatsen, maar door een personeelstekort heb je besloten om maar 50 plaatsen te gebruiken. Die 50 stoelen zitten vol en toch blijven er gasten binnenlopen.

Dat is een lastig moment. Je ziet lege tafels én potentiële omzet, terwijl je weet dat je team eigenlijk al op volle capaciteit draait. De verleiding is groot om toch nog een paar tafels open te zetten.

Maar iedere extra tafel zorgt ook voor extra werk. De tafel moet worden opgenomen, drankjes moeten worden gemaakt en gebracht, gerechten moeten worden bereid en uitgeserveerd en uiteindelijk moet er worden afgeruimd en afgerekend.

Een lege tafel betekent dus niet automatisch dat je nog capaciteit over hebt.

Durf tijdelijk ‘vol’ te zijn

Als je keuken of bediening geen extra gasten meer aankan, kan het verstandig zijn om tijdelijk geen nieuwe tafels aan te nemen. Ook als er fysiek nog plaatsen vrij zijn.

Dat betekent niet dat je iedere nieuwe gast direct naar huis hoeft te sturen. Je kunt bijvoorbeeld werken met een wachttijd. Vertel eerlijk dat je op dat moment vol zit en geef aan wanneer je verwacht weer een tafel te kunnen aannemen.

Zo houd je zelf controle over de gastenstroom in plaats van steeds nieuwe tafels te openen totdat de service vastloopt.

Bepaal vóór de service hoeveel je aankunt

Probeer deze beslissing niet pas te nemen wanneer iedereen al aan het rennen is. Kijk vóór de service naar je bezetting en bepaal samen waar je grens ongeveer ligt.

Daar bestaat geen standaardformule voor. Een klein eetcafé met een eenvoudige kaart heeft een andere capaciteit dan een restaurant waar ieder gerecht uit veel handelingen bestaat. Ook ervaring, terrasafstand, tafelindeling en de verdeling tussen keuken en bediening spelen mee.

Gebruik daarom je eigen services als uitgangspunt. Kijk bijvoorbeeld wanneer wachttijden oplopen, waar fouten ontstaan en bij welke bezetting medewerkers structureel het overzicht verliezen.

En zie die grens niet als een uitdaging die iedere avond gehaald moet worden. Het gaat om de gezonde capaciteit van je team, niet om het maximale aantal gasten dat je medewerkers één keer nét kunnen wegwerken.

Minder gasten aannemen voelt misschien tegennatuurlijk voor een horecaondernemer. Maar 50 gasten goed bedienen kan uiteindelijk waardevoller zijn dan 70 gasten aannemen en bij alle 70 een slechte ervaring achterlaten.

4. Spreid reserveringen over de avond

Je hebt voldoende medewerkers ingepland voor 80 couverts. Toch kan de service volledig vastlopen als 40 gasten vrijwel tegelijkertijd binnenkomen.

Het probleem is dan niet per se hoeveel gasten je die avond ontvangt, maar wanneer het werk bij je team terechtkomt.

Wanneer veel tafels tegelijk gaan zitten, gebeurt daarna namelijk ook veel tegelijk. Gasten willen een drankje, bekijken de kaart en bestellen ongeveer op hetzelfde moment. Even later krijgt de keuken in korte tijd een stapel bonnen binnen. Vervolgens moeten al die gerechten ook weer ongeveer tegelijkertijd worden uitgeserveerd.

Voorkom dat de keuken alle bestellingen tegelijk krijgt

Kijk daarom niet alleen naar hoeveel reserveringen je aanneemt, maar ook naar de verdeling ervan.

Stel dat je tussen 18.00 en 19.00 uur ruimte hebt voor 40 gasten. Dan hoeft dat niet te betekenen dat je om 18.30 uur een reservering voor 40 personen wilt aannemen. Reserveringen om 18.00, 18.15, 18.30 en 18.45 uur kunnen voor keuken en bediening veel beter werkbaar zijn.

Hoeveel tijd je tussen reserveringen nodig hebt, verschilt per bedrijf. Een restaurant met een uitgebreid driegangenmenu werkt anders dan een eetcafé waar veel gasten één hoofdgerecht bestellen. Ook de grootte van gezelschappen maakt verschil.

Kijk daarom naar je eigen piekmomenten. Wanneer komen de meeste bonnen tegelijk binnen? Wanneer loopt de keuken vast? En waardoor ontstaat die piek? Je kassasysteem kan hierbij waardevolle informatie geven.

Kijk verder dan alleen het aantal couverts

Ook de samenstelling van je reserveringen telt mee. Vier tafels van vier gasten geven een andere werkverdeling dan één groep van zestien. Bij een groot gezelschap kan vrijwel de hele bestelling tegelijkertijd in de keuken terechtkomen.

Heb je door een personeelstekort in de horeca minder capaciteit dan normaal? Dan kun je je reserveringsblokken daarop aanpassen. Je hoeft niet automatisch minder gasten over de héle avond te ontvangen als je een deel van de drukte beter kunt spreiden.

Het doel is niet om ieder kwartier exact hetzelfde aantal gasten binnen te laten. Je wilt voorkomen dat meer werk tegelijk binnenkomt dan je team op dat moment kan verwerken.

Een goed gespreide avond met 80 couverts kan daardoor een stuk rustiger verlopen dan een avond met 70 couverts waarbij bijna iedereen op hetzelfde moment binnenkomt.

5. Maak je menukaart werkbaar voor de bezetting

Een uitgebreide menukaart is leuk voor de gast, maar ieder extra gerecht kan ook extra werk betekenen voor de keuken. Meer ingrediënten, meer mise-en-place en mogelijk meer verschillende handelingen tijdens de service.

Als je structureel met minder mensen in de keuken staat, is het daarom verstandig om niet alleen naar je personeelsplanning te kijken. Past je menukaart nog wel bij de keukenbrigade die hem moet uitvoeren?

Kijk niet alleen naar foodcost, maar ook naar handelingen

Bij het beoordelen van gerechten kijken horecaondernemers vaak naar verkoopcijfers en foodcost. Logisch, want je wilt weten wat populair is en waar je geld aan verdient.

Maar tijdens een personeelstekort is er nog een belangrijke factor: hoeveel werk kost het gerecht tijdens de service?

Een gerecht kan een prima marge hebben en goed verkopen, maar tegelijkertijd veel capaciteit vragen. Denk aan een gerecht waarvoor tijdens de service meerdere componenten apart moeten worden bereid, verschillende garnituren nodig zijn en veel handelingen vlak voor het uitserveren plaatsvinden.

Kijk daarom per gerecht bijvoorbeeld naar:

• hoeveel handelingen tijdens de service nodig zijn
• hoeveel mise-en-place vooraf nodig is
• hoeveel verschillende werkplekken bij het gerecht betrokken zijn
• of ingrediënten ook in andere gerechten worden gebruikt
• en of het gerecht tijdens piekmomenten voor vertraging zorgt

Het doel is niet om alleen gerechten over te houden die zo snel mogelijk gemaakt kunnen worden. Je wilt vooral ontdekken welke gerechten onevenredig veel capaciteit vragen.

Een kleinere kaart kan bij personeelstekort beter werken

Blijkt dat een aantal gerechten veel tijd en handelingen kost, terwijl ze nauwelijks worden verkocht? Dan kun je overwegen om deze tijdelijk of definitief van de kaart te halen.

Je kunt ook ingrediënten en bereidingen slimmer laten terugkomen in meerdere gerechten. Dat kan de mise-en-place overzichtelijker maken en voorkomt dat de keuken voor ieder gerecht een compleet andere werkwijze nodig heeft.

Een kleinere kaart kan bovendien zorgen voor minder voorraad, minder verschillende voorbereidingen en meer routine in de keuken.

Dat betekent niet dat een kleine menukaart automatisch beter is. Het gaat erom dat de complexiteit van je kaart past bij de mensen die hem tijdens een drukke service moeten uitvoeren.

Zeker bij een personeelstekort in de horeca kan het slimmer zijn om met een werkbare kaart 60 gasten goed te bedienen, dan een uitgebreide kaart aan te bieden waarmee de keuken bij 40 gasten al vastloopt.

6. Haal onnodige handelingen en loopbewegingen uit de service

Op een druk terras kan één bestelling verrassend veel beweging veroorzaken. De bestelling opnemen, naar de bar lopen, drankjes pakken, terug naar de tafel, bestek halen, eten uitlopen en vervolgens opnieuw terug omdat de gast om mayonaise vraagt.

Eén zo’n extra rondje lijkt niet veel. Maar doe dat tientallen keren tijdens een drukke service en je medewerkers leggen heel wat meters af zonder dat daar extra service of omzet tegenover staat.

Bij een personeelstekort in de horeca wordt dat extra belangrijk. Je wilt niet dat medewerkers harder gaan rennen. Je wilt ervoor zorgen dat ze minder onnodig hóéven te lopen.

Kijk naar de hele route van bestelling tot tafel

Loop daarom eens letterlijk met een bestelling mee. Vanaf het moment dat de gast bestelt tot het moment dat alles op tafel staat.

Waar zitten dubbele handelingen? Waar moeten medewerkers steeds voor teruglopen? En welke spullen worden voortdurend opgehaald van een plek die eigenlijk niet logisch is?

Denk bijvoorbeeld aan:

• bestek, servetten en menukaarten op een handige plek neerzetten
• een extra uitgiftepunt of servicekast op een groot terras
• veelgebruikte sauzen, glazen en andere materialen dichter bij de werkplek plaatsen
• tafelnummers en tafelindeling voor iedereen duidelijk maken
• medewerkers zoveel mogelijk meenemen op de heen- én terugweg
• vooraf duidelijk afspreken wie welke taken of delen van het restaurant oppakt

Vooral dat laatste wordt tijdens drukte snel vergeten. Als iedereen overal verantwoordelijk voor is, gebeurt het makkelijk dat twee medewerkers hetzelfde doen terwijl een andere taak blijft liggen.

Kijk waar tijd verloren gaat

Je hoeft hiervoor niet meteen nieuwe apparatuur of software aan te schaffen. Observeer eerst eens één drukke service.

Waar loopt iemand steeds voor naar de andere kant van de zaak? Waar ontstaan opstoppingen? Welke vraag van gasten zorgt steeds voor een extra loopje? En welke handeling wordt tientallen keren per avond herhaald?

Een paar seconden besparen klinkt misschien onbelangrijk. Maar een handeling die tijdens één service honderd keer voorkomt, is interessanter dan vijf minuten besparen op iets wat maar één keer per avond gebeurt.

Het doel is dus niet om van iedere medewerker een efficiëntere machine te maken. Haal eerst het onnodige werk uit het proces voordat je van een kleiner team verwacht dat het dezelfde hoeveelheid werk blijft verzetten.

7. Automatiseer alleen waar het daadwerkelijk tijd bespaart

QR-bestellen, handhelds, een keukenscherm, automatisch reserveringen verwerken of gasten zelf laten afrekenen: er zijn genoeg systemen waarmee je werkzaamheden in de horeca kunt automatiseren.

Bij een personeelstekort in de horeca klinkt dat aantrekkelijk. Toch is automatiseren niet automatisch de oplossing. Een systeem heeft pas waarde als het een knelpunt uit je service haalt en je medewerkers daadwerkelijk tijd bespaart.

Begin bij het probleem, niet bij de techniek

Kijk daarom eerst waar je team tijdens een drukke service tijd aan verliest.

Moet de bediening iedere bestelling eerst opschrijven en daarna opnieuw invoeren bij de kassa? Dan kan mobiel bestellen aan tafel een stap uit het proces halen.

Ontstaan er vooral rijen wanneer gasten willen afrekenen? Dan kan betalen via een QR-code of een mobiel pinapparaat helpen.

Loopt juist de keuken vast omdat er te veel bestellingen tegelijkertijd binnenkomen? Dan lost een QR-bestelsysteem dat probleem niet vanzelf op. Sterker nog: als gasten daardoor sneller en tegelijkertijd bestellen, kan de druk op de keuken juist toenemen.

Dat is precies waarom je eerst naar je hele proces moet kijken.

Reken uit wat automatisering werkelijk oplevert

Stel jezelf vóór een investering een paar simpele vragen:

• Welke handeling willen we ermee verminderen of verwijderen?
• Hoe vaak voeren medewerkers die handeling tijdens een service uit?
• Hoeveel tijd kost dat nu?
• Verplaatst de oplossing het probleem misschien naar de keuken, bar of een andere medewerker?
• Blijft de gastbeleving passen bij ons horecaconcept?

Een fine-diningrestaurant kan bijvoorbeeld bewust veel persoonlijk contact aan tafel willen houden. Bij een groot terras of een laagdrempelig horecaconcept kan zelf bestellen juist prima passen.

Technologie moet daarom niet het uitgangspunt zijn. Eerst bepaal je hoeveel gasten je team aankan en waar tijdens de service capaciteit verloren gaat. Daarna kijk je of automatisering één van die knelpunten kan oplossen.

Zo gebruik je technologie om je medewerkers werk uit handen te nemen, in plaats van om met minder mensen steeds méér gasten door dezelfde service te proberen te duwen.

8. Manage de verwachtingen van je gasten

Stel: je terras zit vol en er komen toch nieuwe gasten aanlopen. Je hebt nog lege tafels, maar door het personeelstekort kun je ze niet direct dezelfde service bieden als normaal.

Dan heb je grofweg twee keuzes: je zegt dat je geen nieuwe gasten meer kunt aannemen, óf je neemt ze wel aan en vertelt vooraf duidelijk wat ze kunnen verwachten.

Dat laatste kan bijvoorbeeld zo simpel zijn als:

“Jullie zijn van harte welkom, maar het is op dit moment erg druk. Houd er rekening mee dat het eten wat langer kan duren.”

Een gast die vooraf weet dat hij langer moet wachten, kan zelf beslissen of dat voor hem een probleem is. Dat is heel wat anders dan iemand een tafel geven en hem vervolgens veertig minuten laten wachten zonder uitleg.

Wees duidelijk vóórdat de irritatie ontstaat

Bij een personeelstekort in de horeca kun je niet altijd voorkomen dat gasten langer moeten wachten. Wat je wél kunt beïnvloeden, is hoe je daarover communiceert.

Wacht daarom niet totdat een gast zelf vraagt waar zijn drankje of gerecht blijft. Zie je dat de keuken achterloopt? Vertel het aan tafel. Duurt het langer voordat je een nieuwe tafel kunt aannemen? Geef bij binnenkomst een realistische wachttijd.

En beloof geen twintig minuten als je eigenlijk verwacht dat het drie kwartier gaat duren. Een tegenvallende wachttijd zorgt vaak voor meer irritatie dan een langere wachttijd die vooraf duidelijk is gecommuniceerd.

Personeelstekort is geen excuus voor alles

Er zit wel een grens aan verwachtingen managen. Een bordje met ‘Vanwege personeelstekort kan het langer duren’ betekent niet dat je onbeperkt gasten kunt blijven aannemen.

Als je team de service niet meer aankan, moet je terug naar je capaciteit. Zet tijdelijk geen nieuwe tafels open, beperk reserveringen of laat gasten wachten totdat er weer ruimte ontstaat.

Communicatie kan een langere wachttijd begrijpelijker maken, maar creëert geen extra capaciteit.

Uiteindelijk is het beter om tegen een gast te zeggen dat je op dat moment geen plek hebt, dan hem aan een lege tafel te zetten waar je vervolgens nauwelijks tijd voor hem hebt.

9. Maak vóór iedere drukke service een capaciteitscheck

Je gezonde capaciteit is niet iedere dag hetzelfde. Op zaterdag kun je misschien zonder problemen 100 gasten ontvangen, terwijl je een week later met dezelfde reserveringen in de problemen komt omdat twee ervaren medewerkers ontbreken en er iemand ziek naar huis gaat.

Daarom is het verstandig om vóór iedere drukke service kort te bepalen: wat kunnen we vandaag daadwerkelijk aan?

Dat hoeft geen ingewikkelde berekening te zijn. Bespreek voor de service een paar punten met je team:

Pas je capaciteit aan de bezetting van vandaag aan

Stel dat je normaal je volledige terras opent, maar er vallen twee medewerkers uit. Doe dan niet automatisch hetzelfde aantal tafels open omdat je dat op een normale zaterdag ook doet.

Je kunt bijvoorbeeld een deel van het terras gesloten houden, minder reserveringen tegelijk aannemen of vooraf bepaalde taken anders verdelen.

Andersom geldt hetzelfde. Heb je een ervaren en complete ploeg, staat de mise-en-place goed en zijn de reserveringen mooi over de avond verdeeld? Dan kan je gezonde capaciteit hoger liggen.

Een personeelstekort in de horeca vraagt daarom om meer dan één keer bepalen hoeveel gasten je restaurant aankan. Je moet die afweging steeds opnieuw maken op basis van de service die voor je ligt.

Spreek ook af wanneer je ingrijpt

Bespreek vóór de service niet alleen hoeveel gasten je verwacht aan te kunnen, maar ook wat je doet als het toch mis dreigt te gaan.

Wie beslist bijvoorbeeld dat er tijdelijk geen nieuwe tafels worden aangenomen? Wat doe je wanneer de keuken twintig bonnen achterloopt? Wie informeert gasten over een langere wachttijd? En kun je tijdelijk reserveringen of inloopgasten afremmen?

Als je daar pas over nadenkt wanneer iedereen al in de stress zit, ben je te laat.

Een capaciteitscheck van een paar minuten vóór de service kan je daarom veel ellende besparen. Niet om je team iedere avond tot de maximale grens te vullen, maar om vooraf te bepalen wat vandaag een gezonde service is.

10. Praktijkvoorbeeld: 80 couverts gepland, maar drie medewerkers vallen uit

Stel: het is zaterdagmiddag en voor vanavond staan er 80 couverts gereserveerd. Normaal gesproken is dat met jouw bezetting prima te doen.

Dan komen de afmeldingen. Eén medewerker uit de bediening is ziek, een keukenmedewerker valt uit en iemand die normaal helpt met afruimen en uitlopen kan onverwacht niet werken.

Je hebt dus nog steeds 80 gasten op de planning, maar veel minder capaciteit om ze te bedienen.

Bij een personeelstekort in de horeca is de verleiding groot om de avond gewoon te draaien zoals gepland. Iedereen zet een tandje bij en dan komen we er wel doorheen.

Maar drie medewerkers minder betekent niet automatisch dat de overgebleven medewerkers hun werk erbij kunnen doen.

Kijk eerst waar je capaciteit verdwijnt

Breng daarom eerst in kaart waar de grootste problemen ontstaan.

Valt er iemand in de keuken uit? Kijk dan welke werkplek hierdoor onder druk komt te staan en welke gerechten veel handelingen vragen.

Mist er iemand in de bediening? Kijk dan hoeveel tafels en loopbewegingen de overgebleven medewerkers erbij krijgen.

En valt degene weg die normaal afruimt en gerechten uitloopt? Dan lijkt dat misschien minder ingrijpend, maar die werkzaamheden verdwijnen natuurlijk niet. Iemand anders moet ze overnemen.

Je wilt dus niet alleen weten hoeveel mensen je mist, maar vooral welke werkzaamheden daardoor bij anderen terechtkomen.

Pas de service aan voordat de gasten binnenkomen

Vervolgens kun je bepalen welke maatregelen voor die avond nodig zijn.

Misschien besluit je om:

• geen extra inloopgasten aan te nemen
• reserveringen waar mogelijk iets meer over de avond te spreiden
• een gedeelte van het terras gesloten te houden
• een paar arbeidsintensieve gerechten tijdelijk niet aan te bieden
• taken opnieuw over het team te verdelen
• en gasten vooraf te informeren als je langere wachttijden verwacht.

Niet iedere maatregel zal in ieder restaurant mogelijk zijn. Om 17.00 uur zomaar twintig reserveringen annuleren omdat je personeel mist, is natuurlijk ook geen aantrekkelijke oplossing.

Daarom gaat het vooral om de vraag: wat kunnen we aanpassen zodat de gasten die vanavond komen nog steeds goed bediend worden?

Evalueer de volgende dag

Kijk na zo’n avond ook terug met je team. Waar liep het ondanks de aanpassingen alsnog vast? Wat werkte juist goed? Welke taken bleken essentieel? En op welk moment hadden jullie eigenlijk geen nieuwe gasten meer moeten aannemen?

Zo leer je steeds beter waar de gezonde capaciteit van jouw restaurant ligt.

Het doel van zo’n noodplan is namelijk niet om te bewijzen dat je 80 couverts ook met drie medewerkers minder kunt draaien. Als het één keer lukt, betekent dat nog niet dat deze bezetting structureel gezond of verantwoord is.

Conclusie: pas je restaurant aan op de mensen die je wél hebt

Een personeelstekort in de horeca los je niet op door je huidige medewerkers simpelweg harder te laten werken. Zolang je vacatures niet zijn ingevuld, zul je ook moeten kijken naar wat je met de beschikbare bezetting wél verantwoord kunt doen.

Dat kan betekenen dat je minder tafels opent, reserveringen beter spreidt, je menukaart vereenvoudigt of onnodige handelingen uit de service haalt. Soms kan technologie daarbij helpen, maar alleen als het daadwerkelijk tijd bespaart zonder dat je onnodig gastvrijheid inlevert.

En misschien wel het belangrijkste: laat het aantal stoelen in je restaurant niet bepalen hoeveel gasten je aanneemt. Laat je gezonde capaciteit dat bepalen.

Een team dat één avond 80 couverts nét weet weg te werken, is iets anders dan een team dat 80 couverts iedere avond met goede service en een normale werkdruk kan draaien.

Wil je vaker dit soort praktische tips over personeel, kosten, omzet en slimmer ondernemen in de horeca? Meld je dan aan voor Horeca Inzichten en ontvang iedere week nieuwe inzichten voor je horecabedrijf.

Veelgestelde vragen over personeelstekort in de horeca

Photo by Sebastian Coman Photography on Unsplash

Andere interessante artikelen

• 9 Gewoonten van succesvolle horecaondernemers
• Restaurantcultuur: de sleutel tot tevreden medewerkers en loyale gasten
• 5 Onmisbare horeca kassasysteem functies voor meer omzet
• Restaurant meubilair kiezen (2026): tips voor indeling, comfort en kosten
• Horeca iPad kassasysteem: voordelen, kosten en beste systemen (2026)