Horeca personeelskosten berekenen: zo doe je dat stap voor stap

Horeca personeelskosten zijn een van de grootste uitgaven in de horeca. Gemiddeld gaat 25 tot 35% van de omzet op aan salarissen, werkgeverslasten en andere personeelsgerelateerde kosten.

Dat is dus een flink deel van je budget. Als je die kosten niet goed in beeld hebt, loop je het risico dat je marges langzaam verdwijnen, zonder dat je precies weet waarom.

Daarom is het belangrijk om je horeca personeelskosten nauwkeurig te berekenen. Niet alleen om inzicht te krijgen in wat je personeel écht kost, maar ook om betere beslissingen te nemen over planning, prijzen en winstgevendheid.

In dit artikel laat ik je stap voor stap zien hoe je jouw personeelskosten berekent, welke onderdelen daarbij horen én hoe je ze onder controle houdt zonder dat dit ten koste gaat van je team of service.

Laten we van start gaan!

1. Wat valt er onder horeca personeelskosten?

Horeca personeelskosten bestaan uit veel meer dan alleen het loon dat je aan je medewerkers betaalt. Veel horecaondernemers kijken vooral naar het brutoloon, maar dat is slechts een deel van het totaalplaatje.

De personeelskosten zijn opgebouwd uit drie onderdelen:

1. Directe loonkosten: het brutoloon, vakantiegeld en eventuele bonussen of eindejaarsuitkering.
2. Werkgeverslasten: de verplichte bijdragen die je als werkgever betaalt, zoals sociale premies, pensioen en verzekeringen.
3. Indirecte personeelskosten: alle overige kosten die samenhangen met personeel, zoals bedrijfskleding, maaltijden, opleidingen of verzuim.

Door al deze componenten mee te nemen in je berekening, krijg je een realistisch beeld van wat je personeel je werkelijk kost. Vervolgens kun je veel beter sturen op winst en efficiëntie.

2. Wat zijn directe loonkosten

De directe loonkosten vormen de basis van je horeca personeelskosten. Dit zijn de bedragen die je rechtstreeks aan je medewerkers betaalt voor hun werk. Denk aan het brutoloon, het vakantiegeld en een eventuele eindejaarsuitkering.

Volgens de CAO Horeca 2024 ligt het minimumloon sinds juli op €13,68 per uur. Dat betekent dat een fulltimer met een 38-urige werkweek al snel op ruim €2.250 bruto per maand uitkomt. Tel daar het vakantiegeld van minimaal 8% bij op en je zit op een jaarkostprijs van meer dan €29.000. Dit is dan alleen nog het directe loon.

Sommige werkgevers keren daarnaast een eindejaarsuitkering uit, afhankelijk van de afspraken binnen het bedrijf of de cao. Ook eventuele fooien of bonussen kunnen meetellen in de directe loonkosten.

Belangrijk om te weten: bovenop deze directe loonkosten komen nog allerlei bijkomende lasten die je als werkgever moet afdragen. Gemiddeld bedragen deze werkgeverslasten zo’n 30% van het brutoloon. Die bespreken we in de volgende paragraaf.

3. Werkgeverslasten uitgelegd

De werkgeverslasten zijn de verplichte bijdragen die je bovenop het brutoloon betaalt. Dit deel van je horeca personeelskosten wordt vaak onderschat, maar kan een groot verschil maken in je totale loonkosten.

De belangrijkste onderdelen zijn:

• Premie werknemersverzekeringen (WW, WIA, Ziektewet): hiermee verzeker je je personeel tegen werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en ziekte.
• Premie volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz): deze bijdragen worden via de loonheffing geregeld en zijn wettelijk verplicht.
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw: de zorgverzekeringsbijdrage die de werkgever betaalt, vaak rond de 6,7%.
• Pensioenpremie werkgever: in de horeca ben je verplicht aangesloten bij het Pensioenfonds Horeca & Catering. De totale premie bedraagt 16,8% van het pensioengevend salaris, waarvan 8,4% door de werkgever wordt betaald en 8,4% wordt ingehouden op het loon van de werknemer.

Samen zorgen deze lasten ervoor dat de totale personeelskosten flink oplopen. In de praktijk betaal je als horecaondernemer dus niet alleen het afgesproken loon, maar gemiddeld 30 tot 40% extra aan verplichte premies en bijdragen.

Door deze werkgeverslasten goed mee te nemen in je berekeningen, voorkom je dat je personeelskosten te laag inschat. Dit is iets wat nog vaak misgaat in de horeca.

4. Wat zijn indirecte personeelskosten

Naast loon en werkgeverslasten heb je ook indirecte personeelskosten. Dit zijn vaak kleine posten die samen flink oplopen. Denk aan bedrijfskleding, personeelsmaaltijden, opleidingen, werving & selectie en verzuim. In de praktijk rekenen accountants en horeca-experts deze kosten vaak als 1–10% van het brutoloon.

Belangrijke punten met data: verzuimkosten zijn fors. Gemiddeld wordt €250–€400 per ziektedag genoemd. Opleidingen en inwerkverlies zitten meestal tussen 1–2%, bedrijfskleding en maaltijden tussen 1–5%, en wervingskosten kunnen incidenteel hoog zijn (en horen bij je jaarbudget). Samen maken deze posten dus makkelijk enkele procenten van je personeelskosten uit.

Tip: houd deze indirecte posten apart in je administratie. Maak per post een jaarlijkse begroting (bv. kleding, maaltijden, opleidingen, werving, verzuim). Zo zie je snel of je kosten stijgen en kun je gericht sturen. Dat is precies wat nodig is om je horeca personeelskosten onder controle te houden.

6. Formule voor het personeelskostenpercentage (stap-voor-stap) + rekenvoorbeeld

Formule: personeelskosten % = (totale personeelskosten / omzet excl. btw) × 100

Stap-voor-stap uitleg:

1. Tel alle brutolonen bij elkaar op (per jaar).
2. Voeg vakantiegeld toe (minimaal 8% van het bruto jaarsalaris).
3. Voeg werkgeversbijdragen en premies toe (pensioen + werknemers- en volksverzekeringen; reken grofweg 30%).
4. Voeg indirecte kosten toe (bedenk 2–10% afhankelijk van jouw situatie).
5. Deel het totaal door je omzet excl. btw en vermenigvuldig met 100 → dat is je personeelskostenpercentage.

Rekenvoorbeeld (zoals in je onderzoek):

• Brutoloon per maand: €2.500 → bruto per jaar €30.000
• Vakantiegeld (8%): €2.400
• Pensioenpremie werkgever (8,4%): €2.520
• Overige werkgeverslasten (30% van brutoloon): €9.000
• Indirecte kosten (voorbeeld 5%): €1.500
• Totale personeelskosten per jaar = €45.420

Dat betekent praktisch: de totale kosten zijn 151,4% van het brutoloon (€45.420 / €30.000).

Om het personeelskostenpercentage te berekenen heb je nog je omzet nodig. Voorbeeld ter illustratie: als je jaaromzet excl. btw €200.000 is, dan is je personeelskostenpercentage (45.420 / 200.000) × 100 = 22,7%. Dit is binnen de norm voor veel horecazaken. Maar bij een lagere omzet van €100.000 wordt dat 45,4%, wat veel te hoog is volgens de richtlijn van 25–35%.

Dus: gebruik altijd de volledige som (inclusief indirecte kosten en werkgeverslasten) in je berekening, want alleen dan weet je echt wat je horeca personeelskosten doen met je winst.

7. Bereken ZELF jouw horeca personeelskosten

8. Personeelskosten per gerecht berekenen

Als je jouw horeca personeelskosten echt goed wilt begrijpen, moet je ze ook kunnen vertalen naar het niveau van een gerecht. Dit is vooral handig bij menu engineering want zo zie je niet alleen wat een gerecht kost aan ingrediënten, maar ook hoeveel arbeid erin zit.

De formule is simpel:

Personeelskosten per gerecht = (jaarloon ÷ werkuren per jaar ÷ 60) × minuten per gerecht

Een voorbeeld: stel, een kok verdient €30.000 per jaar en werkt 1.800 uur. Dat is €16,67 per uur, ofwel €0,28 per minuut. Als het bereiden van een gerecht 7 minuten duurt, zijn de personeelskosten per gerecht:

7 × €0,15 = €1,05 (rekening houdend met werkgeverslasten).

Op deze manier kun je veel beter zien of een gerecht rendabel is. Combineer dit met de kostprijs van de ingrediënten en je weet precies wat je eraan overhoudt. Ideaal om te bepalen welke gerechten winst opleveren en welke niet.

9. Richtlijnen en kengetallen in de horeca

Om te weten of je personeelskosten gezond zijn, kun je ze vergelijken met de horeca kengetallen. De gemiddelde horeca personeelskosten verschillen per type zaak, maar onderstaande richtlijnen worden vaak gebruikt door accountants en brancheorganisaties (zoals Koninklijke Horeca Nederland):

• Quick service (fastfood, snackbar, take-away): 25–30% van de omzet
• Full service (brasserie, restaurant): 30–35%
• Fine dining of luxe zaken: 30–45%

Daarnaast komen de managementkosten daar nog bij. Dit is meestal rond de 10% van de omzet, of 3–4% als je als eigenaar zelf meewerkt in de zaak.

Deze percentages helpen je om te zien of je op koers ligt. Zit je er ver boven? Dan is de kans groot dat je te veel personeel hebt staan, of dat je prijzen te laag zijn. Zit je eronder? Dan loop je misschien het risico op kwaliteitsverlies of overbelasting van je team.

Kortom: gebruik deze richtlijnen als meetpunt, niet als wet. Elke horecazaak is anders! Maar wie zijn horeca personeelskosten goed kent, heeft veel meer grip op zijn winst.

10. Flexibele personeelskosten en contractvormen

Een groot deel van de horeca personeelskosten hangt af van de contractvormen die je kiest. In de horeca werk je meestal met een mix van vast personeel, oproepkrachten, uitzendkrachten en freelancers (zzp’ers). Elke vorm heeft zijn eigen prijskaartje én risico’s.

• Vast personeel: biedt stabiliteit en binding met je bedrijf. Je bouwt een sterk team op, maar de kosten liggen hoger door vakantiedagen, ziekteverzuim en pensioenafdrachten.
• Uitzendkrachten: zijn flexibel inzetbaar bij piekdrukte of ziekte. De uitzendtarieven liggen echter gemiddeld 25–40% hoger dan het brutoloon, omdat het bureau de werkgeverslasten en risico’s meeneemt.
• Freelancers: (zzp’ers) zijn handig voor tijdelijke functies of specialistische taken. Je betaalt geen werkgeverslasten, maar het uurtarief ligt vaak tussen de €25 en €45 per uur, wat bij structureel werk duurder kan uitpakken dan een loondienstverband.

Een gezonde personeelsmix geeft je meer controle over je kosten en planning. In de praktijk blijkt dat horecazaken die 20–30% flexibel personeel inzetten, beter kunnen inspelen op seizoensdrukte zonder hun winst te verliezen.

11. CAO Horeca & minimumloon 2024

De CAO Horeca bepaalt de basis voor veel van je horeca personeelskosten. Sinds 1 januari 2024 is het wettelijk minimumuurloon ingevoerd, wat betekent dat er niet meer met maandlonen wordt gerekend.

De minimumlonen stegen op 1 januari 2024 met 3,75% en op 1 juli 2024 nog eens met 3,1%. Voor volwassen medewerkers (21 jaar en ouder) geldt sindsdien een minimumuurloon van €13,68 per uur. Dat lijkt weinig, maar door werkgeverslasten en pensioenbijdragen lopen de totale kosten per gewerkt uur al snel op tot €17 à €18.

Deze verhogingen hebben een direct effect op de totale personeelskosten. Volgens de Horeca CAO 2024 kunnen loonsverhogingen leiden tot een stijging van 3–5% in je totale kostenstructuur, afhankelijk van je personeelsbezetting.

Het is dus slim om jaarlijks je personeelskosten opnieuw te berekenen en zeker na cao-aanpassingen. Zo houd je grip op je winst en voorkom je dat loonkosten ongemerkt uit de hand lopen.

12. Tips om personeelskosten te beheersen

Het berekenen van je horeca personeelskosten is stap 1. Maar ze goed beheersen is minstens zo belangrijk. Veel horecaondernemers hebben geen actueel overzicht van hun loonkosten, terwijl dit een van de grootste uitgaven is. Met deze tips houd je grip op je cijfers én je winst:

• Monitor maandelijks je personeelskostenpercentage: vergelijk het percentage met je omzet. Zo zie je snel of je te veel mensen hebt staan of juist te krap plant. Een afwijking van meer dan 3% is vaak een teken dat er iets misgaat.
• Gebruik personeelsplanningsoftware: tools als L1NDA, Nostradamus of Dyflexis helpen je om personeel efficiënt in te roosteren op basis van verwachte drukte. Dat kan tot wel 10% besparing opleveren op loonkosten.
• Investeer in training en productiviteit: een goed opgeleid team werkt sneller en maakt minder fouten. Volgens onderzoek van KHN kan een goed ingewerkt team de arbeidsproductiviteit met 15–20% verhogen.
• Zet flexibele contracten slim in: zorg voor een gezonde mix tussen vast en flexibel personeel, zodat je bij seizoenspieken of rustigere periodes makkelijk kunt opschalen of afschalen.
• Automatiseer waar het kan: Denk aan horeca kassasystemen die automatisch rapporteren, bestelzuilen of digitale urenregistratie. Alles wat je automatiseert, bespaart tijd en dus personeelskosten.

Conclusie horeca personeelskosten

Inzicht in je horeca personeelskosten is belangrijk als je winstgevend wilt werken. Personeel is je grootste investering en je grootste kostenpost, dus het loont om precies te weten wat het je kost.

Vergeet niet dat de totale personeelskosten tot wel 150% van het brutoloon kunnen oplopen wanneer je werkgeverslasten, vakantiegeld en indirecte kosten meerekent. Dat lijkt veel, maar met een goed overzicht en slimme planning kun je deze kosten prima beheersen.

Wie zijn personeelskosten begrijpt en beheerst, werkt niet harder maar slimmer. En dat is de basis voor structurele winstgevendheid in elke horecazaak.

Bedankt voor het lezen van dit artikel! Wil je meer weten over kengetallen, klik hier om mijn startersgids te lezen.

Wil je meer tips en advies over het starten en runnen van een succesvol restaurant?

Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief en ontvang wekelijks handige artikelen, exclusieve tools en tips die je helpen om jouw horecaonderneming naar een hoger niveau te tillen!

➡️Schrijf je hier in en mis geen enkel waardevol advies meer!

Andere interessante artikelen

• Horeca kengetallen 2025: De startersgids
• Directe kosten restaurant berekenen: Noodzakelijke cijfers voor winst & succes
• 5 Onmisbare horeca kassasysteem functies voor meer omzet
• Restaurant nieuwsbrief: 9 tips voor meer gasten en omzet
• Menu prijzen berekenen? Ontdek de formule voor winstgevende gerechten