Horeca Kassasysteem 101: Aankoopgids voor een kassasysteem (2019)

Hoe start je een restaurant: Een horeca kassasysteem kopen

Wist je dat een horeca kassasysteem jou TIJD en GELD kan besparen?

Het zit zo: Een kassasysteem kan tijdrovende taken van jou overnemen. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van de boekhouding.

Hierdoor ben je minder tijd, en dus geld, kwijt met de administratie.

In dit artikel vind je alle informatie die je nodig hebt om een horeca kassasysteem aan te schaffen.

Je vindt informatie over:

  • De ontwikkeling van een horeca kassasysteem;
  • Wat een kassasysteem is;
  • Welke kassasystemen er nu op de markt zijn;
  • Hoe een kassasysteem een restaurant kan verbeteren;
  • Welke hardware er meegeleverd wordt bij aankoop;
  • Welke software en opties er zijn;
  • Hoe je een kassasysteem kiest;
  • Welke vragen je moet stellen vóór je een kassasysteem aanschaft;

Laten we bij het ontstaan van een kassasysteem beginnen.

Opmerking: Sommige van onderstaande links zijn affiliate links. Dat betekent dat als je besluit iets te kopen, ik een kleine commissie krijg. Let op, er komen voor jou geen extra kosten bij!!

#1. De ontwikkeling van een Horeca Kassasysteem

De kassa werd in de 19e eeuw ontwikkeld door James Ritty. James was uitbater van een bar in Ohio (VS). Daar had hij te maken met personeel dat geld van hem stal.

De gasten rekenden hun drankjes af en de medewerkers staken dat in hun eigen zakken.

Dit dreef James tot wanhoop.

Tijdens een boottrip raakte hij geïnspireerd. Hij zag een apparaat dat bij hield hoeveel omwentelingen de scheepsschroef maakte. Hij vroeg zich af of hij niet een apparaat kon maken dat bij hield hoeveel er verdiend werd.

Om een lang verhaal kort te maken: James ontwikkelde de mechanische kassa. De medewerkers van zijn bar moesten nu de bestellingen invoeren op de kassa. Vervolgens ging er een belletje rinkelen. Zo wist James dat er een transactie plaatsvond.

We maken een korte sprong in de tijd. Naar begin 20e eeuw. De papierrol werd aan de kassa toegevoegd. De transactie kon nu op papier gedrukt worden. Ook werden de mechanische onderdelen vervangen door een elektromotor.

Later in de 20e eeuw vonden nog een aantal belangrijke ontwikkelingen plaats, namelijk:

In 1960 werd de kassa voorzien van een computer en daarbij behorende kristallen scherm.Vervolgens werd in 1974 de eerste kassa met microprocessor ontwikkeld. Vanaf dit moment konden medewerkers voorgeprogrammeerde producten aan geven. De kassa berekende vervolgens het totale verschuldigde bedrag.Daarna werd in 1986 de eerste kassa met touchscreen werd ontwikkeld.

1992 was op kassagebied belangrijk, want toen vonden belangrijke ontwikkelingen plaats namelijk: Windows ging software voor een kassasysteem ontwikkelen. En tegelijkertijd werd de microprocessor goedkoper. Dit was revolutionair want: De software kon gedownload worden. Vervolgens werd deze geïnstalleerd op de kassa of lokale server. De combinatie touchscreen en downloaden van software zorgde er voor dat bedrijven hun eigen interface konden samenstellen.

We maken een sprong in de tijd naar 2019. De Kassa systemen blijven in rap tempo ontwikkelen. Tegenwoordig is er de IPad kassa. De software draait op een IPad en daarbij hoort een kassalade. De bestellingen worden opgenomen op een Smartphone/Tablet. De informatie wordt niet meer opgeslagen op een lokale server, maar op een server van de kassaleverancier. Alle data komt terecht in de Cloud en is op elk moment van de dag, vanaf elke locatie online te bekijken.

#2. Wat is een horeca kassasysteem

Een horeca kassasysteem is een computergestuurd kasregister. De kasregister bestaat uit een combinatie van hardware en software bij de hardware bijvoorbeeld aan een IPad waarop de kassa software dan draait. Deze kassa helpt met het verwerken van het betalingsverkeer. Dat kan zijn met cash, PIN of creditcard.

Hieronder nog een aantal interessante software opties:

  • Het helpen van het maken van een personeelsrooster;
  • Inzicht krijgen in de omzet per medewerker;
  • Informatie over gasten bijhouden. Zoals: hoe vaak komen ze eten, welke gerechten bestellen ze?
  • Omzet per artikel of categorie weergeven;
  • Beheren van reserveringen;
  • Verkoopgegevens weergeven met daarbij loonkosten, kostprijzen eten en drinken;
  • Gasten laten betalen via een mobiel pinapparaat.

Zoals je ziet, kan een kassasysteem aan veel wensen en behoeften voldoen. Zaak is dus om vooraf te bedenken of en welke opties interessant zijn.

Maar laten we eerst eens kijken naar welke kassasystemen er in de horeca voorkomen.

#3. Welke soorten afrekensystemen zijn er momenteel op de markt?

Er zijn momenteel drie soorten kassasystemen op de markt, namelijk de traditionele kassa, de lokale kassa en de mobiele kassa.

Ik zal ze hieronder kort toelichten:

De traditionele kassa

Dit is een kassa met alle basisfuncties die een ondernemer nodig heeft, namelijk afrekenen (cash en digitaal) en een bon printen. Verder kan de kassa de dagomzet uitrekenen en je laten zien wat er verkocht is.Nadeel is dat je bij deze kassa wel zelf de prijzen in moet voeren. Hierbij is de kans op het maken van fouten groter. Het kan voorkomen dat een gast dan meer of minder betaalt, dan hij verbruikt heeft.

Deze kassa vergt een eenmalige investering. Deze moet je voldoen bij aankoop van het apparaat.

Dit soort kassa’s zie je vaak in restaurants die gerund worden door echtparen. Die zelf verantwoordelijk zijn voor het opmaken van de rekeningen die zelf met de gast afrekenen.

De lokale kassa

Dit is een kassa systeem bestaande uit een server met meerdere kassastations en bonnenprinters. Deze kassastations staan verspreid in het restaurant (afhankelijk van de grootte van het restaurant). Deze kassastations zijn met elkaar verbonden via ethernetkabels. Alle informatie die door de medewerkers ingevoerd worden, wordt opgeslagen op een lokale server. Meestal moet je voor aanschaf een bepaald bedrag aan licentie kosten betalen. Vervolgens wordt de kassa geïnstalleerd door de kassaleverancier.

Als het systeem eenmaal draait en er moet een update plaatsvinden, dan wordt dat handmatig gedaan.

De mobiele kassa

De mobiele kassa is de meest recentste ontwikkeling. De belangrijkste verandering is dat de kassastations verdwenen zijn. Deze zijn nu vervangen door de tablet of smartphone. Iedere medewerker die bestellingen mag opnemen heeft zo’n apparaat. Meestal staat achter de bar de IPadkassa met daarbij de kassalade, bonnenprinter en pinautomaat. Verder is de taak van de server veranderd. Tegenwoordig wordt alle data die verzameld wordt opgeslagen in de Cloud. Dat wil zeggen dat het is online is opgeslagen. Als ondernemer kun je alle data inzien, zonder dat je in het restaurant aanwezig bent. De server dient nu als back-up station waar alle data wordt opgeslagen, als het internet even niet werkt. Een goede internet verbinding in een restaurant is dus een vereiste. Doordat de software in de Cloud draait, heb je geen last van het moeten updaten van de software. Dit wordt automatisch gedaan.

De ontwikkelingen op mobiel kassa gebied volgen zich in rap tempo op. Wat zijn nu interessante ontwikkelingen?

  1. Nieuwe betaalmogelijkheden

De gast vraagt op het einde van zijn diner de rekening. De medewerker bediening haalt de rekening tevoorschijn op de tablet. De gast wil de rekening vervolgens pinnen. Dat kan, want met het nieuwste pinsysteem kun je overal in het restaurant pinnen. Men kan zelfs contactloos betalen!

  1. Cloud installatie en toegankelijkheid data

In eerste instantie moest het kassasysteem handmatig van updates worden voorzien. Bij het nieuwe systeem gebeurt dit online. Zonder dat de restauranteigenaar er last van heeft.

  1. Integratie van diverse software

Het fijne aan dit nieuwe systeem is dat je het kunt integreren met andere software. De software kan dus communiceren met andere software. Bijvoorbeeld met software voor online bestellen.

  1. Zelf bediening kiosk

Als je af en toe bij de MC Donalds komt, dan heb je hem al zien staan. De Zelf bediening Kiosk. Hier wordt de gast door een bestelproces geleid. Vervolgens wordt de bestelling voldaan middels PIN betaling. Voordeel van deze kiosk is dat er op drukke momenten minder personeel nodig is en dat de gast sneller geholpen wordt.

#4. Welk type kassasysteem is voor jou geschikt?

Zoals je in de vorige paragraaf hebt gelezen kan een horeca kassasysteem erg veel. Niet alle opties zijn voor elke ondernemer geschikt. Het type kassasysteem dat je nodig hebt hangt af van 2 zaken:

Het restaurantconcept + de wensen van jou als ondernemer

Een ondernemer die graag op de hoogte wordt gehouden van de financiën wil graag overzichtelijke rapporten, terwijl weer een andere ondernemer zich liever met koken bezig houdt. Dit type ondernemer wil de mogelijkheid hebben om inzicht in de voorraad te hebben.

Twee types ondernemers met andere wensen en behoeften, die dus andere software nodig hebben.

Vanaf dit punt nemen we afscheid van de traditionele kassa en lokale kassa. Ik ga het vanaf hier over de nieuwste ontwikkelingen hebben: de mobiele kassa.

#5. Hoe kan een kassasysteem een restaurant verbeteren?

Voor ieder personeelslid heeft een mobiel restaurant kassa voordelen. Of je nu een manager bent die de personeelsuren wilt weten, of een kelner die een bestelling wilt ingeven.

Laten we even alle voordelen op een rij zetten:

Voordelen voor de eigenaar

Een eigenaar kan inzien wat zijn gasten eten. Hoe vaak komen ze eten, welk bedrag  besteden ze en welke allergieën hebben de gasten.

Met behulp van deze data kan hij zijn restaurant beter promoten, omdat hij weet wat de wensen en behoeften van zijn doelgroep zijn.

Ook kan hij de restaurantprocessen verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van de voorraad. De eigenaar kan inzien hoeveel er van een bepaald product op voorraad ligt en hoelang deze er ligt.

Hij ziet ook welke menugerechten goed lopen en welke niet. Zo kan hij bijvoorbeeld  een winnend  gerecht combineren met een slapend drankje. Zodat de slaper uiteindelijk weer beter verkocht gaat worden.

Daarnaast neemt de kassa een deel van de administratieve taken over. De kassa kan aan de hand van diverse rapporten laten zien hoe het restaurant presteert.

Tenslotte kan een ondernemer op elk tijdstip van de dag, op iedere locatie inloggen in het kassasysteem om zo te zien hoe het restaurant presteert en indien nodig bijsturen.

Voordelen Personeel

Bij het oude traditionele systeem werd de bestelling op een kladblok opgeschreven. Vervolgens moest de bediening naar een vast kassastation lopen om de bestelling in te voeren op de kassa.

Onderweg naar de kassa werden er meestal nog andere tafels geholpen. Vervolgens moest je soms ook nog even wachten voordat je op de kassa kon, want een collega was je net voor.

De eerste tafel wacht inmiddels al een tijd op hun drankje.

Bij het mobiele kassasysteem is bovenstaande verledentijd. De bestelling wordt direct opgenomen en verzonden naar de keuken. De communicatie tussen keuken en bediening is daardoor beter.

Door deze manier van werken is er minder tijdverlies en is de kans op fouten kleiner.

Het laatste voordeel is dat er overal in het restaurant contactloos betaald kan worden.

Voordelen voor de gasten

De kassa verbetert ook de restaurantervaring van de gast, want die krijgt meer aandacht van de bediening. Bestellingen worden sneller opgenomen en gebracht en op het einde van de rit hoeft hij ook niet lang op de rekening te wachten.

Deze rekening kan aan tafel met de pin worden voldaan. De gast hoeft dus niet mee te lopen naar een kassapunt om te pinnen.

Kortom, zaken waar een gast zich aan kan irriteren worden hierdoor weggenomen.

#6. Welke hardware wordt er meegeleverd?

In een eerdere paragraaf heb je kunnen lezen dat een kassa een combinatie van hardware en software is.

Stel dat je overweegt een mobiel kassasysteem te kopen, welke hardware krijg je dan meegeleverd?

(Onderstaande hardware die je meegeleverd krijgt is afhankelijk van leverancier)

  • Een kassalade. Zodat er ook contante betalingen verricht kunnen worden;
  • Een bonnenprinter. Met deze printer kunnen rekeningen of rapporten geprint worden;
  • Een mobiel apparaat. Hiermee worden bestellingen opgenomen;
  • Een pinautomaat. Zo kunnen de gasten betalen met PIN of Creditcard;
  • Netwerkapparatuur. Deze apparatuur zorgt ervoor dat het horeca kassasysteem alle data via internet kan verwerken.

#7. Software & opties

De techniek van het kassasysteem verandert in rap tempo. Er kan contactloos gepind worden en inmiddels kun je ook met je smartphone betalingen verrichten.

Daardoor moeten ook de kassaleveranciers nieuwe producten en software blijven ontwikkelen.

Dit allemaal om aan de wensen van de gasten en horecaondernemers te blijven voldoen.

Vroeger was restaurantrapportage een tijdrovende taak. Tegenwoordig hebben horeca kassasystemen data rapportagefuncties waarmee alle soorten rapporten kunnen worden uitgeprint, zoals:

De verkoopgegevens

Een horeca kassasysteem kan de nodige rapporten uitdraaien waarvan de verkoophistorie de belangrijkste is.

Welke gegevens moet een verkooprapport bevatten?

  • De totale verkopen;
  • Verkopen per menu item en per categorie;
  • Gemiddeld besteed bedrag per consument;
  • Betalingsverkeer: hoeveel is contant, per pin of Creditcard betaald;
  • Einde van de dag rapport;
  • Kortingen en VIODS;
  • Totale omzet per personeelslid, inclusief food e.d.;

Wat kun je nu met deze gegevens:

  • Stel een bepaald gerecht wordt veel besteld (winnaar)en een ander gerecht niet (slaper),dan kun je een menu maken met die winnaar en slaper, zodat de slaper beter gaat presteren.
  • Het kassasysteem kan op basis van gegevens uit het verleden zien wanneer het druk of rustig is geweest. Zo weet je als ondernemer of je meer personeel moet inzetten of juist niet.
  • Is er op een avond meer korting gegeven of zijn er dingen van de rekening verwijderd? Dan kun je uitzoeken hoe dat komt.

Opties om te overwegen

Niet alle opties zitten standaard in een kassapakket. Meestal kun je die tegen een kleine meerprijs erbij bestellen.  Reken uit hoeveel geld je daardoor bespaart. Vaak is het dan de moeite waard.

Deze opties zijn het overwegen waard:

Voorraad beheer

In mijn ogen een onmisbare schakel. Bij 90% van de restaurants waar ik heb gewerkt, werd de voorraad niet bijgehouden. Met als gevolg dat er veel producten weggegooid moesten worden.Ieder product dat moet worden weggegooid zorgt voor minder brutowinstmarge dat merk je onder aan de streep: Er blijft veel minder geld over.

Wat doet deze software precies?

  • Door de voorraad te beheren kun je precies weten wat de inkoopprijs van de omzet is;
  • Kun je vaststellen wat de brutowinst marge per menu-item is;
  • Heb je een actuele cijfer van de voorraad;
  • Worden er meldingen weergeven als een ingrediënt of gerecht bijna op raakt;
  • Weet je welke grondstoffen op voorraad liggen en hoelang.

Het beheren van de voorraad kost in het begin wat tijd, maar het levert onder aan de streep  meer geld op.

Gastenbinding/loyaliteit

De grootste omzet van een restaurant ligt bij de bestaande gasten. Als ondernemer is het van belang om er voor te zorgen dat ze steeds terugkomen. Een loyalty programma kan je hierbij helpen. Het programma zorgt er voor dat gasten punten krijgen wanneer ze jouw restaurant bezoeken. Hebben ze eenmaal het juiste puntenlimiet bereikt? Dan kunnen ze deze punten vervolgens weer inruilen voor beloningen. Denk hierbij aan een gratis kop koffie of een dessert. Deze beloningen dragen bij aan een toename van herhaal bezoeken en hogere bestedingen.

#8. Hoe kies je het beste horeca kassasysteem?

Nu je op het punt staat om een kassasysteem te kopen, moet je rekening houden met je wensen en behoeften.

Waar moet jouw horeca kassasysteem aan voldoen?

Er zijn drie factoren die de aankoopoverwegingen bepalen. Dat zijn: het restaurantconcept, het type ondernemer en de grootte van een restaurant, maar er zijn ook zaken die iedere restauranteigenaar in een afrekensysteem moet hebben.

Hieronder staan een aantal belangrijke aankoopoverwegingen beschreven:

Prestatierapporten

Als ondernemer wil je de prestaties meten van alle aspecten van jouw restaurant. Van de winstgevendheid van een gerecht tot de productiviteit van een medewerker. Het liefst binnen een bepaalde periode (wekelijks/maandelijks). Door het regelmatig binnen halen en analyseren van data kun je een hoop actie gerichte informatie achterhalen. Met data bedoel ik informatie over:

  • Je gasten;
  • De voorraden;
  • Prestaties van menu-items;
  • Productiviteit van het personeel;
  • Leveranciers;
  • Financiële gegevens, zoals verkoopvoorspellingen.

Wat kun je er dan mee?

Stel: De verkoopvoorspellingen zien er voor de komende tijd niet goed uit, dan kun je gerichte acties verzinnen om er voor te zorgen dat de voorspellingen beter worden.

Over gasten: Hoe komen onze gasten op de website terecht om een reservering te plaatsen? Is dat via social media? Dan weet je dat je daar actief moet zijn om je restaurant te promoten.

Voorraadbeheersing: Hoeveel producten worden er dagelijks weggegooid omdat ze over datum of bedorven zijn?

Wat kan je doen om dit te voorkomen?

Je begrijpt na het lezen van deze paragraaf wel waarom een kassasysteem de ruggengraat van een restaurant wordt genoemd

Alle verschillende aspecten die je kunt beheren zijn onderdeel van een kassasysteem.

Installatie/Support/Training        

Je staat op het punt om een horeca kassasysteem aan te schaffen. Dat betekent dat je een langdurige relatie aangaat met een bedrijf. Bovendien investeer je maandelijks of jaarlijks in een systeem. Daarom wil je de beste hulp mogelijk. Kies daarom voor een leverancier die je goede begeleiding kan geven. Van het helpen met de installatie tot het geven van advies bij dagelijkse problemen.

Dus moet je weten:

  • Als er problemen zijn met de kassa, kan je de klantenservice telefonisch bereiken?Of moet ik een e-mail sturen of chatten met de klantenservice?
  • Is er een online community waar je met je vragen terecht kan? En hoelang duurt het dan voordat je antwoord krijgt?
  • Zijn er online trainingsvideo’s waarmee je zelf de juiste informatie kunt vinden?

Nadat het systeem geïnstalleerd is, krijgt het personeel ook een training, zodat ze weten hoe ze bestellingen moeten invoeren en transacties moeten verwerken. Het personeel krijgt ook een eigen account (met beperkte toegang uiteraard). Ze krijgen toegang tot wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

Het nieuwste betaalsysteem

Wat heb je  nodig naast een kassalade en een Pinautomaat? Er is nogal wat veranderd op het gebied van betaalsystemen. De grote 3 Creditcard maatschappijen: Eurocard, Mastercard en Visa hebben de gemakkelijk kopieerbare magneetstrip op de Pinpas verwijderd. Deze strip is vervangen door de chip. Tegenwoordig zijn alle horecazaken voorzien van nieuwe pinautomaten zodat er met de chip betaald kan worden.

Maar dit is nog niet alles.

De nieuwste technologie in het betaalsysteem is de Near Field Communicatie (NFC). Dit is de contactloze communicatie tussen 2 apparaten, die niet verder dan 10 cm van elkaar verwijderd zijn. Denk bijvoorbeeld aan een Smartphone en pinautomaat.

Dit zorgt ervoor dat het betalingsproces sneller afgerond kan worden. Bovendien betaalt de gast tegenwoordig liever met een Smartphone, dan met een pinpas.

Gebruikersgemak

Het horeca kassasysteem moet voor jou, alsmede voor je personeel, makkelijk te gebruiken zijn. Bestellingen moeten eenvoudig zijn te plaatsen en te verwerken. Daarnaast moet het uitvoeren van de back-office functies eenvoudig zijn. Denk aan personeelsmanagement.

De belangrijkste aankoopoverwegingen zijn nu besproken.

Hieronder heb ik de vragen die ik hierboven heb besproken voor je op een rij gezet. Deze vragen moet je zeker aan een kassaleverancier stellen:

#9. Stel dan de vragen die je hebt opgesteld

  • Wat is je staat van dienst op het gebied van stabiliteit en betrouwbaarheid?
  • Is er een internetverbinding nodig voor een goede werking van de kassa?
  • Kan de software voor mijn restaurant aangepast worden?
  • Kan ik mijn eigen betalingsverwerker kiezen of werken jullie met partners?
  • Welke soort personeelstrainingen biedt u aan?
  • Hoe krijg ik toegang tot mijn restaurantgegevens van buitenaf?
  • Hebben de medewerkers van de klantenservice restaurantervaring?
  • Verkoopt u de gegevens van mijn restaurant aan derden?
  • Hoe ziet uw klantenservice eruit? Zijn daar kosten aan verbonden? Kan ik ze 24 uur per dag bellen? Hoelang duurt het voordat ik antwoord op een vraag krijg via de chat?
  • Wat zijn de totale kosten, voor hardware en software? En hoe verdien ik deze kosten terug?

Conclusie

De ontwikkelingen op het gebied van het kassasysteem volgen elkaar in rap tempo op. Dit allemaal in het voordeel van de horecaondernemer.

Zo is de meest recente ontwikkeling: het mobiele kassasysteem. Dit systeem is aan te passen aan zowel het restaurantconcept, als aan de wensen en behoeften van de horecaondernemer.

Daarnaast neemt het mobiele kassasysteem tijdrovende taken over. Zo kan een ondernemer zich focussen op de dingen die op de werkvloer afspelen.

Tenslotte is een mobiel kassasysteem een aanwinst voor iedere afdeling in het restaurant. Elke afdeling gaat beter presteren, want het werk wordt makkelijker en  gaat sneller. Het personeel hoeft bijvoorbeeld niet meer naar een kassastation te lopen om een bestelling in te voeren. Het personeel dat bestellingen opneemt heeft een eigen ‘kassastation’ bij zich.

Maar de uiteindelijke winnaars zijn de gasten die bij jou komen eten, want die hebben een betere restaurant ervaring. Bestellingen worden direct naar de keuken verzonden en daardoor krijgt de gast sneller hun drankje/eten. Ook hoeft er niet lang op de rekening gewacht worden. Die kan snel uitgeprint en betaald worden met het wireless Pinautomaat.

Dat moet zich uiteindelijk weer uitbetalen in herhaalbezoeken van deze gasten en dus een groeiende omzet.

Je ziet het, een kassasysteem is een onmisbare schakel in jouw restaurant.

Wat denk jij? Zou een horeca kassasysteem iets zijn voor jouw restaurant?

Photo by Patrick Tomasso on Unsplash

About Erik van Dullemen

helpt horecaondernemers meer omzet te genereren door hun online aanwezigheid te verbeteren