Horeca Kassasysteem kopen? Dit is alles wat je moet weten (in 2024)

Wist je dat een horeca kassasysteem jou TIJD en GELD kan besparen?

Het zit zo: Een kassasysteem kan tijdrovende taken van jou overnemen. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van de boekhouding.

Hierdoor ben je minder tijd, en dus geld, kwijt met de administratie.

In dit artikel vind je alle informatie die je nodig hebt om een horeca kassasysteem aan te schaffen.

Je vindt informatie over:

• Wat een kassasysteem is;
• Het verschil tussen de traditionele kassa en de mobiele kassa;
• Hoe een kassasysteem een restaurant kan verbeteren;
• Hoe je in 3 stappen een horeca kassasysteem kiest;
• Welke software en opties er zijn;

Laten we van start gaan!

Ik werk samen met Lightspeed en dus zijn sommige van onderstaande links zijn affiliate links. Dat betekent dat als je besluit een horeca kassasysteem van Lightspeed  te kopen, ik een kleine commissie krijg. Deze commissie investeer ik in deze website zodat die beter wordt. Let op, er komen voor jou geen extra kosten bij!!

#1. Wat is een horeca kassasysteem?

Een horeca kassasysteem is een computergestuurd kasregister. De kasregister bestaat uit een combinatie van hardware en software bij de hardware bijvoorbeeld aan een IPad waarop de kassa software dan draait. Deze kassa helpt met het verwerken van het betalingsverkeer. Dat kan zijn met cash, PIN of creditcard.

Het verwerken van betalingen behoort tot de basisfuncties.

Tegenwoordig helpt een kassasysteem om de zakelijke kant van een restaurant te stroomlijnen.

Hoe dan zul je je afvragen?

De software van de kassa kan gekoppeld worden aan andere software. Bijvoorbeeld aan een mobiel pinapparaat of er kan aan het einde van de dag een dagrapport uitgedraaid worden, zodat je ziet wat er die dag is omgezet.

Hieronder nog een aantal interessante software opties:

• Het helpen van het maken van een personeelsrooster;
• Inzicht krijgen in de omzet per medewerker;
• Informatie over gasten bijhouden. Zoals: hoe vaak komen ze eten, welke gerechten bestellen ze?
• Omzet per artikel of categorie weergeven;
• Beheren van reserveringen;
• De mogelijkheid om keuken- en barbonnen op de juiste werkplek te laten printen;
• Verkoopgegevens weergeven met daarbij loonkosten, kostprijzen eten en drinken;
• Een bon kunnen openen op een tafelnummer waar je gedurende de dag het verbruik op aanslaat en pas bij vertrek laat betalen;
• De bon bij betaling kunnen splitsen als mensen apart willen betalen. In gelijke delen of echt ieder zijn eigen verbruik.
• Gasten laten betalen via een mobiel pinapparaat.

Zoals je ziet, kan een kassasysteem aan veel wensen en behoeften voldoen. Zaak is dus om vooraf te bedenken of en welke opties interessant zijn.

Maar laten we eerst eens kijken naar welke kassasystemen er in de horeca voorkomen.

#2. De traditionele kassa vs de mobiele kassa

De traditionele kassa

Dit is een kassa systeem bestaande uit een server met meerdere kassastations en bonnenprinters. Deze kassastations staan verspreid in het restaurant (afhankelijk van de grootte van het restaurant). Deze kassastations zijn met elkaar verbonden via ethernetkabels.

Alle informatie die door de medewerkers ingevoerd worden, wordt opgeslagen op een lokale server. Meestal moet je voor aanschaf een bepaald bedrag aan licentie kosten betalen. Vervolgens wordt de kassa geïnstalleerd door een kassaleverancier.

Als het systeem eenmaal draait en er moet een update plaatsvinden, dan wordt dat handmatig gedaan.

Het mobiele horeca kassasysteem

De mobiele kassa is de meest recentste ontwikkeling. De belangrijkste verandering is dat de kassastations verdwenen zijn. Deze zijn nu vervangen door de tablet of smartphone. Iedere medewerker die bestellingen mag opnemen heeft zo’n apparaat.

Meestal staat achter de bar de IPadkassa met daarbij de kassalade, bonnenprinter en pinautomaat. Verder is de taak van de server veranderd. Tegenwoordig wordt alle data die verzameld wordt opgeslagen in de Cloud. Dat wil zeggen dat het is online is opgeslagen. Als ondernemer kun je alle data inzien, zonder dat je in het restaurant aanwezig bent. De server dient nu als back-up station waar alle data wordt opgeslagen, als het internet even niet werkt.

Een goede internet verbinding in een restaurant is dus een vereiste. Doordat de software in de Cloud draait, heb je geen last van het moeten updaten van de software. Dit wordt automatisch gedaan. Lees dit artikel voor meer informatie over de Cloud kassa en de traditionele kassa.

#3. Hoe kan een horeca kassasysteem een restaurant verbeteren?

Voor ieder personeelslid heeft een mobiel restaurant kassa voordelen. Of je nu een manager bent die de personeelsuren wilt weten, of een kelner die een bestelling wilt ingeven.

Laten we even alle voordelen op een rij zetten:

Voordelen voor de eigenaar

Een eigenaar kan inzien wat zijn gasten eten. Hoe vaak komen ze eten, welk bedrag besteden ze en welke allergieën hebben de gasten. Met behulp van deze data kan hij zijn restaurant beter promoten, omdat hij weet wat de wensen en behoeften van zijn doelgroep zijn. Ook kan hij de restaurantprocessen verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van de voorraad. De eigenaar kan inzien hoeveel er van een bepaald product op voorraad ligt en hoelang deze er ligt. Hij ziet ook welke menugerechten goed lopen en welke niet. Zo kan hij bijvoorbeeld een winnend gerecht combineren met een slapend drankje. Zodat de slaper uiteindelijk weer beter verkocht gaat worden.

Daarnaast neemt de kassa een deel van de administratieve taken over. De kassa kan aan de hand van diverse rapporten laten zien hoe het restaurant presteert.

Tenslotte kan een ondernemer op elk tijdstip van de dag, op iedere locatie inloggen in het kassasysteem om zo te zien hoe het restaurant presteert en indien nodig bijsturen.

Voordelen Personeel

Bij het oude traditionele systeem werd de bestelling op een kladblok opgeschreven. Vervolgens moest de bediening naar een vast kassastation lopen om de bestelling in te voeren op de kassa. Onderweg naar de kassa werden er meestal nog andere tafels geholpen. Vervolgens moest je soms ook nog even wachten voordat je op de kassa kon, want een collega was je net voor.

De eerste tafel wacht inmiddels al een tijd op hun drankje. Bij het mobiele kassasysteem is bovenstaande verledentijd. De bestelling wordt direct opgenomen en verzonden naar de keuken. De communicatie tussen keuken en bediening is daardoor beter. Door deze manier van werken is er minder tijdverlies en is de kans op fouten kleiner.

Het laatste voordeel is dat er overal in het restaurant contactloos betaald kan worden.

Voordelen voor de gasten

De kassa verbetert ook de restaurantervaring van de gast, want die krijgt meer aandacht van de bediening. Bestellingen worden sneller opgenomen en gebracht en op het einde van de rit hoeft hij ook niet lang op de rekening te wachten. Deze rekening kan aan tafel met de pin worden voldaan. De gast hoeft dus niet mee te lopen naar een kassapunt om te pinnen. Kortom, zaken waar een gast zich aan kan irriteren worden hierdoor weggenomen.

#4. Kies de juiste hardware

Wanneer je op zoek bent naar een horeca kassasysteem, dan is het je vast wel opgevallen dat er veel keuze is. Hoe kun je nu de juiste keuze  maken? Door het nemen van 3 stappen:

1. Kies voor de juiste hardware;
2. Breng in kaart welke opties en integraties je nodig hebt;
3. Zoek uit met welke betaalterminals de kassaleverancier werkt.

Laten we eerst een keuze maken voor de hardware. Je kunt kiezen uit 3 soorten hardware, namelijk:

• Apple;
• Android;
• Hardware ontworpen door een kassaleverancier.

Door een keuze te maken voor hardware kun je al een hoop horeca kassasystemen wegstrepen. Wanneer je kiest voor bijvoorbeeld  Apple als hardware, dan blijven er een aantal systemen over. Vervolgens kijk je naar de software kant (zie volgende paragraaf).

Als je een keuze voor hardware hebt gemaakt dan ben je er nog niet. Je hebt nog meer hardware nodig. Hieronder een overzicht:

(Onderstaande hardware die je meegeleverd krijgt is afhankelijk van leverancier)

• Een kassalade. Zodat er ook contante betalingen verricht kunnen worden;
• Een bonnenprinter. Met deze printer kunnen rekeningen of rapporten geprint worden;
• Een mobiel apparaat. Hiermee worden bestellingen opgenomen;
• Een pinautomaat. Zo kunnen de gasten betalen met PIN of Creditcard;
• Netwerkapparatuur. Deze apparatuur zorgt ervoor dat het horeca kassasysteem alle data via internet kan verwerken.

#5. Software integraties/opties

De 2e stap is het kiezen van de de software en extra opties. Niet alle opties zitten standaard in een kassapakket. Meestal kun je die tegen een kleine meerprijs bijbestellen.  Hieronder heb ik een aantal software opties weergegeven. Maak een lijst van 5 tot 10 opties die je nodig hebt.

Deze opties zijn het overwegen waard:

1. Fooi: meeste kassasystemen hebben deze optie zodat de gasten fooi kunnen geven;
2. Splitsen van de rekening: een ideale optie voor groepen waarbij ieder apart wil afrekenen;
3. Mobiele betalingen: steeds meer mensen gebruiken Apple pay of Google wallet om af te rekenen. Met het juiste kassasysteem kun je deze manier van betalen accepteren;
4. Verkooprapporten: Deze rapportage geeft de verkoopactiviteiten gedurende dag weer en laat dus zien welke omzet gedraaid is. Doordat je weet wat de omzetten van een bepaalde dag of maand is, weet je ook wat de piekmomenten en daluren per dag/ maand zijn en kun je bepalen hoeveel personeel je moet inzetten;
5. Voorraad beheer: deze optie zorgt er voor dat je je voorraad en ingrediënten kunt traceren en meldingen ontvangt wanneer een product bijna op is. Daarnaast geneert deze optie inkooporders en kun je inventarisrapporten inzien;
6. Integraties: een horeca kassasysteem kan met andere software communiceren. Denk aan hierbij aan een boekhoudsysteem of een loyaliteitsprogramma;
7. Afhalen en bezorgen: De bezorgmarkt zit in de lift. Mensen zoeken voor meer gemak, dan kan deze optie interessant zijn. Handig voor managen, traceren en verzenden van orders;
8. Personeelsbeheer: met deze integratie kun effectief team managen, het personeel inroosteren en kan het personeel vrije dagen aanvragen;
9. QR menu/ bestellen: deze code zorgt voor het digitaliseren van je menu. Daardoor kunnen de gasten online bestellingen plaatsen.
10. Tafel management: Dit systeem laat zien welke tafels op welk moment beschikbaar zijn, hoelang mensen aan een tafel zitten en dus hoe vaak een tafel tijdens piekuren verkocht wordt;
11. Menu design: maakt het makkelijk om je menu te organiseren,  gerechten toe te voegen of verwijderen;
12. Kitchen display system: dit is de vervanger van de papieren printer. Dit scherm hangt in de keuken en geeft de bestellingen real-time weer;
13. Reserveringen: zorgt er voor dat de gast reserveringen kan maken voor speciale gelegenheid.

#6. Betaalterminals

De 3e en laatste stap is het kijken naar betaalterminals. Je hebt nu misschien een beeld van welke horeca kassasysteem interessant is voor jouw restaurant, maar je moet ook even kijken naar welke betaalterminals de kassaleverancier heeft. Wat zijn de aanschafkosten van deze betaalterminals? en zijn er ook maandelijkse servicekosten aan verbonden? betaal je ook transactiekosten?

Lees ook het artikel: Dit zijn de 5 beste kassasystemen voor de horeca (2023)

#7. De kassaleverancier

Er zijn nog een 3 tal zaken die je moet onderzoeken voordat je een horeca kassasysteem aanschaft. Deze 3 zaken zijn:

Heeft de kassa een keurmerkafrekensysteem?

Een aantal kassaleveranciers hebben in samenwerking met de belastingdienst het keurmerk ‘Het betrouwbaar afrekensysteem’ op de markt gebracht. Dit keurmerk garandeert dat de transacties die plaats hebben gevonden, goed worden bewaard en vastgelegd.

Wanneer een kassasysteem dit keurmerk heeft dan hoeft de belastingdienst niet zo vaak bij jouw langs te komen omdat ze weten dat je cijfers betrouwbaar zijn. Mochten ze wel langskomen, dan kunnen ze sneller door de cijfers heen.

Een kassasysteem met dit keurmerk biedt dus vertrouwen aan de belastingdienst, maar ook aan de bank (krediet verstrekker), de accountant ( vertrouwen op juistheid cijfers), gemeente ( heffingen en vergunningen, brancheorganisaties en natuurlijk de ondernemer zelf ( alle transacties worden foutloos en compleet geboekt en voldoen aan de richtlijnen)

Meer informatie vind je op de website keurmerkafrekensystemen.nl of op belastingdienst.nl

Installatie/Support/Training

Je staat op het punt om een horeca kassasysteem aan te schaffen. Dat betekent dat je een langdurige relatie aangaat met een bedrijf. Bovendien investeer je maandelijks of jaarlijks in een systeem. Daarom wil je de beste hulp mogelijk. Kies daarom voor een leverancier die je goede begeleiding kan geven. Van het helpen met de installatie tot het geven van advies bij dagelijkse problemen.

Dus moet je weten:

• Als er problemen zijn met de kassa, bijvoorbeeld op een drukke vrijdagavond, kan je de klantenservice telefonisch bereiken? Of moet je een e-mail sturen of chatten met de klantenservice?
• Is er een online community waar je met je vragen terecht kan? En hoelang duurt het dan voordat je antwoord krijgt?
• Zijn er online trainingsvideo’s waarmee je zelf de juiste informatie kunt vinden?

Nadat het systeem geïnstalleerd is, krijgt het personeel ook een training, zodat ze weten hoe ze bestellingen moeten invoeren en transacties moeten verwerken. Het personeel krijgt ook een eigen account (met beperkte toegang uiteraard). Ze krijgen toegang tot wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

Het nieuwste betaalsysteem

Wat heb je nodig naast een kassalade en een Pinautomaat? Er is nogal wat veranderd op het gebied van betaalsystemen. De grote 3 Creditcard maatschappijen: Eurocard, Mastercard en Visa hebben de gemakkelijk kopieerbare magneetstrip op de Pinpas verwijderd. Deze strip is vervangen door de chip. Tegenwoordig zijn alle horecazaken voorzien van nieuwe pinautomaten zodat er met de chip betaald kan worden.

Maar dit is nog niet alles.

De nieuwste technologie in het betaalsysteem is de Near Field Communicatie (NFC). Dit is de contactloze communicatie tussen 2 apparaten, die niet verder dan 10 cm van elkaar verwijderd zijn. Denk bijvoorbeeld aan een Smartphone en pinautomaat. Dit zorgt ervoor dat het betalingsproces sneller afgerond kan worden. Bovendien betaalt de gast tegenwoordig liever met een Smartphone, dan met een pinpas.

Gebruikersgemak

Het horeca kassasysteem moet voor jou, alsmede voor je personeel, makkelijk te gebruiken zijn. Bestellingen moeten eenvoudig zijn te plaatsen en te verwerken. Daarnaast moet het uitvoeren van de BackOffice functies eenvoudig zijn, denk aan personeelsmanagement.

#8. Lees reviews

Zoek op forums, blogs of reviewsites naar meningen over horeca kassasystemen en zoek naar wat anderen te zeggen hebben. Wat zijn de pijnpunten, veel voorkomende klachten? Wat zeggen tevreden klanten over het kassasysteem? Zijn er klachten of worden er complimenten uitgedeeld aan de klantenservice?

Kijk ook of de kassaleverancier iets gedaan heeft met de veelvoorkomende klachten die van hun klanten kwamen. Het is een goed teken als een bedrijf iets met de veel voorkomende klachten doet en zo de software verbeterd.

#9. Maak gebruik van een gratis proefperiode

De meeste kassaleveranciers, zoals bijvoorbeeld Lightspeed, bieden een gratis proefperiode aan. Neem je voordeel en test de software voordat je het koopt, zo kun je zien of de software wel zo makkelijk te bedienen als je van te voren gedacht had.

Betrek ook je personeel en vraag wat zij vinden van de software. Vraag hoe lang ze nodig denken te hebben voordat ze het systeem onder de knie krijgen. Zo kun je een inschatting maken over hoelang het duurt om iemand te trainen. Ga niet meteen een lange verbintenissen aan met een bedrijf maar kijk eerst maar eens hoe de samenwerking bevalt.

Ontdek Lightspeed nu gratis voor 2 weken

Conclusie horeca kassasystemen

De ontwikkelingen op het gebied van het kassasysteem volgen elkaar in rap tempo op. Dit allemaal in het voordeel van de horecaondernemer. Zo is de meest recente ontwikkeling: het mobiele kassasysteem. Dit systeem is aan te passen aan zowel het restaurantconcept, als aan de wensen en behoeften van de horecaondernemer. Daarnaast neemt het mobiele kassasysteem tijdrovende taken over. Zo kan een ondernemer zich focussen op de dingen die op de werkvloer afspelen.

Tenslotte is een mobiel kassasysteem een aanwinst voor iedere afdeling in het restaurant. Elke afdeling gaat beter presteren, want het werk wordt makkelijker en gaat sneller. Het personeel hoeft bijvoorbeeld niet meer naar een kassastation te lopen om een bestelling in te voeren. Het personeel dat bestellingen opneemt heeft een eigen ‘kassastation’ bij zich.

Maar de uiteindelijke winnaars zijn de gasten die bij jou komen eten, want die hebben een betere restaurant ervaring. Bestellingen worden direct naar de keuken verzonden en daardoor krijgt de gast sneller hun drankje/eten. Ook hoeft er niet lang op de rekening gewacht worden. Die kan snel uitgeprint en betaald worden met het wireless Pinautomaat.

Dat moet zich uiteindelijk weer uitbetalen in herhaalbezoeken van deze gasten en dus een groeiende omzet.

Je ziet het, een kassasysteem is een onmisbare schakel in jouw restaurant.

Wat denk jij? Zou een horeca kassasysteem iets zijn voor jouw restaurant?

Horeca kassasysteem FAQs

Photo by Patrick Tomasso on Unsplash