Financiën 02: Verwachte uitgaven in kaart brengen

Verwachte uitgaven in kaartWelkom terug op mijn website Horecatweepuntnul! Vorig week heb je de eerste stap gezet met de financiën, de ruggengraat van je ondernemingsplan. Je hebt toen de verwachte inkomsten begroot. Deze week gaan we kijken naar de verwachte uitgaven van je restaurant.

Je gaat spijkers met koppen slaan, want je zult zien of je droomrestaurant financieel haalbaar is. Of dat je nog terug moet naar de tekentafel.

Maar nu eerst de verwachte uitgaven.

Het is belangrijk dat je weet dat er 3 verschillende soorten kosten zijn, namelijk de vaste kosten, variabele kosten en gemengde kosten.

Vaste kosten

Vaste kosten zijn kosten, die altijd hetzelfde zijn of je nu veel of weinig couverts verkoopt.

Het goede aan vaste kosten, is dat het voorspelbare kosten zijn. Ze veranderen niet tenzij je je restaurant gaat uitbreiden.

Voorbeeld van vaste kosten zijn:

  • De huur van je pand
  • Verzekeringen
  • Afschrijvingskosten voor bijvoorbeeld keukenmachines.
  • Rentekosten
  • Bankkosten
  • Lidmaatschap van KHN

Vaste kosten veranderen af en toe van samenstelling, de huur van je pand gaat waarschijnlijk jaarlijks omhoog als gevolg van inflatie.

Het achterhalen van je vaste kosten is makkelijk om te doen. De kosten van bijvoorbeeld het huren van een pand is te achterhalen bij een horecamakelaar.

Afschrijvingskosten

Hierboven in het voorbeeld heb ik afschrijvingskosten al genoemd. Deze kosten komen wel op de exploitatiebegroting maar het gaat in dit geval niet om een geld uitgave maar om een waardevermindering van de vaste activa.

Vaste activa zijn kapitaalgoederen die meer dan één jaar  meegaan bijvoorbeeld je inventaris.

Er zijn 3 zaken die je nodig hebt om de afschrijving te berekenen:

  1. Aanschafwaarde = aanschafkosten + eventuele aansluitkosten
  2. De restwaarde
  3. Gebruiksduur

Ik zal een voorbeeld geven van je inventaris die bijvoorbeeld €80.000,- kost en  in 5 jaar tijd wordt afgeschreven naar €0. De afschrijving die we gebruiken is lineair. Dat betekent dat het inventaris elk jaar met hetzelfde bedrag in waarde daalt.

Dus de afschrijving wordt:  (€80.000 – €0) : 5 = €16.000 per jaar. Dus de inventaris wordt in 5 jaar jaarlijks afgeschreven met een bedrag van €16.000.

Variabele kosten

De Variabele kosten hangen samen met de verkoopvolume van je restaurant. Hoe meer je verkoopt, hoe hoger de variabele kosten worden.

Andersom geldt dit principe ook, als je niet veel couverts verkoopt dan zullen de variabele kosten laag zijn. Het goede aan variabele kosten is dat deze eenvoudig zijn te veranderen.

Voorbeelden van variabele kosten

Bovenstaande kosten posten zijn meteen ook de grootste variabele kosten in de horeca. Ze zijn ook lastig in te schatten hoe hoog ze zijn.

Inkoop eten en drinken

Bij het berekenen van de variabele kosten, voor inkoop van eten en drinken heb je de cijfers van de verkoopvoorspelling nodig. Deze heb je de vorige keer gemaakt, dus als het goed is heb je nu een beeld van de gemiddelde menuprijs.

Heb je geen verkoopvoorspelling gemaakt? Dan heb je bij het berekenen van de variabele kosten de prijzen van de concurrentie nodig.

Vanuit daar kun je terug rekenen wat de variabele kosten ongeveer zijn.

Personeelskosten

De personeelskosten kun je uitrekenen door de verkoopvoorspellingen die vorige week gemaakt hebt te gebruiken en aan de hand daarvan te kijken hoeveel personeel je nodig hebt.

Op drukke dagen rooster je meer personeel in dan op de rustige dagen. Hoeveel personeel je nodig hebt, hangt ook weer af van het restaurantconcept dat je hebt.

Voor een luxe restaurant heb je meer personeel nodig omdat je je  gasten veel aandacht wilt geven. Dit personeel heeft ook een iets hoger loon.

Twijfel je nog aan de hoeveelheid personeel dat je moet inroosteren vraag dan collega restaurateurs hoeveel personeel ze inzetten.

Of vraag advies aan een horeca-accountant/consultant.

Als je weet hoeveel personeel je moet inzetten dan kun je ook berekenen hoeveel het inzetten van een personeelslid je kost. Reken voor elk personeelslid uit wat je kwijt bent.

Vergeet je jezelf ook niet een salaris te geven. Veel beginnende restaurateurs denken dat ze salaris krijgen wanneer de zaak pas winst gaat maken.

Doe dit niet! Je steekt veel tijd in het opstarten van een restaurant, dan verdien je ook een salaris ook al is dit niet zo hoog.

De prijzen voor de kleinere  variabele kosten zoals tafellinnen (indien nodig), schoonmaakmiddelen, bestek, glazen en borden kun je eenvoudiger achterhalen. Hiervoor hoef je alleen maar de leveranciers te bellen en de prijzen op te vragen.

We hebben nu de vaste kosten en de variabele kosten bekeken maar er is nog een kostensoort die én variabel én vast zijn.

Gemengde kosten

Deze kosten wordt gemengde kosten genoemd. Een voorbeeld van gemengde kosten zijn bijvoorbeeld de loonkosten. De zijn variabel want wanneer er meer verkocht wordt stijgen de kosten omdat je meer personeel nodig hebt. En ze zijn ook vast omdat je, ook als je niets verkoopt toch personeel op de vloer moet hebben staan.

Berekenen van je winst of verliezen

Nu ga je alle cijfers bij elkaar zetten en zien of je restaurant winstgevend is! Hier gaan we een overzicht maken van de opbrengsten verminderd met alle kosten in een bepaalde periode.

In het eerste jaar is het raadzaam om dit per maand, per kwartaal en jaarlijks uit te rekenen omdat je nog niet precies weet wat alle kosten zullen zijn.

Na het eerste jaar kun je het jaarlijks uitrekenen.

De volgende stap: verwachte inkomen – verwachte uitgaven = Winst/verlies van je droomrestaurant.

Zijn de opbrengsten hoger dan de kosten, dan gaat je restaurant winst maken. Andersom is ook het geval zijn de kosten hoger dan de opbrengsten dan kom je in de rode cijfers.

In het geval van verlies draaien is het niet raadzaam om dit restaurant te starten. In dit geval is het raadzaam om de cijfers nog eens na te lopen of je niet nog wat cijfers kunt veranderden.

Dit kun je doen door de grootste uitgaven posten nog eens te herzien. Wellicht kun je het af met minder personeel of moet je goedkoper eten en drinken inkopen.

Voorbeeld van de resultatenrekening.

Voorbeeld resultatenrekening

Toelichting:
  • Ik heb de verwachte omzet cijfers gepakt uit het vorige artikel: Financiën 01: Verwachte inkomen in kaart brengen.
  • Omdat ik geen echt restaurant ga opstarten maar aan jou wilde laten zien hoe een exploitatierekening eruit ziet heb ik om verwachte uitgaven te berekenen de gemiddelde percentages van de omzet genomen.
  • Bron: Basismanagement Marketing voor het horecaonderwijs.

De volgende percentages heb ik gehanteerd:

  • Inkopen eten 32%
  • Inkopen drank 24%
  • Personeelskosten 31%
  • Huisvestingkosten 8%
  • Verkoopkosten 2%
  • Algemene kosten 5%

In het voorbeeld hierboven is de nettowinst in het 1e jaar €89.701. Mijn idee is dus levensvatbaar en aantrekkelijk voor investeerders omdat ik het geleende geld snel terug kan betalen. Meer daarover in het paragraaf investeringsbegroting.

Berekenen van je break-even point

Je weet nu of je droomrestaurant winst maakt of niet. De volgende stap is om uit te rekenen wat je break-even point is.

Je break-even point is het bedrag dat je dagelijks moet verkopen om geen winst en geen verlies te draaien.

De break even omzet van je restaurant bereken je als volgt:

break-even point

€157.897,56: €497.166,00 (omzet)x 100%= 32%

Vanuit hier kunnen we de dekkingsbijdrage berekenen:

Verkoopprijs – variabele kosten = dekkingsbijdrage

100% – 32% = 68%

Dit betekent dat je aan elke euro omzet, €0,68 cent overhoudt. Nu kunnen we de break-even point berekenen, door de constante kosten te delen door de dekkingsbijdrage in %.

Dekkingsbijdrage
€227.204,86/ 68 x100= €334.123,53

Mijn luxe restaurant draait break-even bij een jaaromzet van €334.123,53

Dat is maandelijks €334.123,53/12 = €27.843,63

Dat betekent dat ik dagelijks €334.123,53/246= €1358,23 moet verdienen om winst te gaan maken.

Scenario-analyse

In het voorbeeld hierboven maak ik winst. Een van de redenen dat ik winst maak is omdat ik gebruik maak van de gemiddelde percentages. Ik kan bijvoorbeeld dus geen te dure locatie huren.

Wat nu als je het voorgaande hebt gedaan en er achter komt dat je minder draait dan break-even?

Er zijn 4 oorzaken, die je na moet lopen om erachter te komen waar en of er wel problemen zijn:
  • De prijzen die je hanteert zijn te laag
  • De vaste kosten zijn te hoog
  • De variabele kosten zijn te hoog
  • Of je concept past toch niet goed in de markt; je maakt te weinig omzet.

Het kan zijn dat je de perfecte locatie hebt gevonden, die duurder is dan verwacht. In het voorbeeld hierboven betaal ik € 151.141 per jaar aan huur.

Wat nu als de huur van dat fantastische pand geen €151.141 is maar € 250.000.

Dan ziet het scenario er als volgt uit:

Dekkingsbijdrage

= €327.204,86/ 68 x100= €481.183,62

Dagelijks moet ik dan = €481.183,62/246= €1956.3 verdienen.

Mijn dagelijkse verwachte nettowinst is €1830 en dit betekent dat mijn restaurant €-126,3 verlies draait.

Het beste kan ik dus een andere, goedkopere locatie huren, of ik moet de variabele kosten verlagen of mijn prijzen verhogen.

Zo moet je even met de cijfers spelen om de juiste break-even te vinden.

Nu ben je klaar om een investeringsbegroting te maken.

Investeringsbegroting

De laatste stap, die je moet nemen in het financiële hoofdstuk is de investeringsbegroting.

Op de investeringsbegroting komen alle investeringen te staan die noodzakelijk zijn om een restaurant te starten.

Niet goed budgetteren of het niet houden aan het budget is een van de oorzaken waarom restaurants falen.

Of beginnen met een hoop schulden.

Daarom moet het doel zijn om een zo realistisch mogelijke investeringsbegroting te maken en ervoor te zorgen dat je restaurant op tijd open kan, zonder al te veel hoofdpijn en stress.

Het op tijd openen van je restaurant is belangrijk ander leid je meteen verlies. Je moet dan al beginnen met het betalen van je vaste kosten.

De beste manier om mogelijke geld problemen te voorkomen is om een potje met onvoorziene uitgave te begroten, voor het geval dat bijvoorbeeld de verbouwing toch duurder is dan begroot.

Het bedrag dat je het beste kunt begroten hangt af van het restaurantconcept, de grootte van je restaurant en het werk dat gebeurt moet worden.

Ik raad je aan om 20% van je uiteindelijke budget te reserveren voor onvoorziene uitgaven.

Gebruik deze checklist om een investeringsbegroting te maken.
  • Huur en borg
  • Inrichting restaurant (ontwerp, decor en wellicht architect).
  • Vergunningen
  • Verzekeringen
  • Werkkapitaal om ervoor te zorgen dat de kosten betaalt kunnen worden zolang je nog geen winst draait. Meestal 3 maanden vaste kosten.
  • Voorraad drank
  • Voorraad eten
  • Bedrijfskleding
  • Ontwerpen en drukken van menukaarten
  • Marketingkosten (= website, ontwerpen logo, huisstijl ed.)
  • Vooruitbetalen BTW
  • Verbouwen van de keuken
  • Kassasystemen
  • Barspullen
  • Restaurantspullen
  • Porselein, glazen enz
  • Point of salessysteem
  • Menukaarten
  • Geluidinstallatie
  • Schoonmaakmiddelen
  • Kantoorbenodigdheden
Hieronder een voorbeeld van een investeringsbegroting:

Voorbeeld investeringsbegroting

Toelichting op de begroting:

Vaste activa

  • Het pand wordt voor €30.000 verbouwd
  • Voor het inrichten van de keuken en het restaurant is €200.000 begroot
  • Dit bedrag is zonder BTW. De BTW komt te staan onder de voorfinanciering BTW onder het kopje vlottende activa.
  • Om het restaurant van de nodige geldreserves te voorzien heb ik 3 maanden vaste kosten onder het kopje werkkapitaal gestopt.
  • Onder computer wordt verstaan de Point of salessysteem, bonnenprinter, Internet, telefoon en een pinautomaat.

Vlottende activa

  • De openingskosten zijn voor de openingsdag. Hiervoor kunnen leuke acties bedacht worden.
  • De voor financiering van de BTW is €42.000
  • Voorraad drank en eten is begroot op ongeveer €5500
Return of investment

Als je deze investeringsbegroting zou gebruiken dan heb je ongeveer €368.000 nodig. Als je geld moet lenen van investeerders dan kun je hen laten zien hoelang het duurt voordat ze het geld terug verdienen.

Dit doe je door de nettowinst te delen door het bedrag dat geïnvesteerd moet worden. €89.107/€368.000= 24%

Mogelijke investeerders kunnen hun geld dus terug verdienen in 4 jaar.

** De financiele-artikelen gaan over of je restaurant wel of niet haalbaar is. Daarom heb ik dus niets vermeld over een investeringsbegroting. Dit komt later wel terug in het ondernemingsplan.

Hoe verder

Het beschrijven van de verwachte uitgaven, was voor mij een zware bevalling.

Ik hoop dat je nu een beeld hebt kunnen vormen over hoe je de financiën in kaart kunt brengen en of je restaurant levensvatbaar is.

De volgende stap kan zijn dat je je ondernemingsplan gaat schrijven

of

dat je eerst de menukaart gaat maken, de keuken en het restaurant gaat ontwerpen en dan pas het ondernemingsplan gaat schrijven.

De laatste optie heeft mijn voorkeur omdat je dan een nog beter beeld hebt van de werkelijke kosten en opbrengsten.

Volgende keer: Hoe stel je een menukaart samen.

Fijne dag verder!

 

Erik

About Erik van Dullemen

helpt horecaondernemers meer omzet te genereren door hun online aanwezigheid te verbeteren